Celebrado en el Centro de Convenciones de Panamá (CCP) 

Calle Gral. Juan D. Perón, Panamá, Provincia de Panamá, Panamá 

Expedido por:

Centro de Programas de Comunicación de Johns Hopkins, en nombre de la Secretaría de la Cumbre SBCC

info@sbccsummit.org 

General

El Centro de Programas de Comunicación (CCP) de Johns Hopkins está buscando los servicios de una empresa para gestionar los aspectos que se detallan a continuación para el 4º Congreso Internacional de Comunicación para el Cambio Social y de Comportamiento (SBCC, por sus siglas en inglés). Este evento se llevará a cabo del 24 al 28 de marzo de 2026 en el Centro de Convenciones de Panamá, Ciudad de Panamá, Panamá.

El propósito de esta solicitud de propuesta (RFP) es solicitar propuestas a varias empresas, realizar una evaluación justa y exhaustiva en función de los criterios que se enumeran en este documento y seleccionar una fuente que proporcione el mejor valor general y que satisfaga nuestras necesidades. La EO debe tener una oficina física en Panamá, y preferiblemente en la Ciudad de Panamá.

Fondo

La Cumbre SBCC reúne a la comunidad mundial de organizaciones, profesionales e investigadores de SBCC para promover la práctica de SBCC en la salud pública. La Cumbre se centra en temas como el VIH, la tuberculosis, la malaria, la planificación familiar/salud reproductiva, el agua, el saneamiento, el medio ambiente, el género y más. Entre los participantes se incluyen profesionales de SBCC, estudiantes, vendedores/expositores, personal de organizaciones no gubernamentales, personal de la Misión de USAID y personal del Ministerio de Salud.(http://sbccsummit.org) 

Formato

Todas las propuestas deben estar a doble espacio, utilizando fuente Arial tamaño 11 y márgenes de una pulgada. La propuesta técnica debe presentarse en un documento de Microsoft Word, Google Docs o PDF. Las propuestas financieras deben presentarse en Microsoft Excel o Google Sheets. Incluya los números de página y el nombre del postor en la esquina inferior derecha de cada página. El postor debe incluir toda la información solicitada en la RFP. El postor puede incluir categorías adicionales de información según sea necesario para describir adecuadamente su propuesta y estos costos deben estar separados o indicados como tales.

Propuesta técnica

• Un resumen ejecutivo que incluya una descripción de la empresa y la capacidad de la empresa para completar mejor el alcance del proyecto. 
• Explique su experiencia en la negociación de tarifas de hoteles, descuentos de aerolíneas y en trabajar con el gobierno local para obtener cooperación y apoyo financiero o en especie para eventos de tamaño similar. Algunos ejemplos de apoyo en especie incluyen brindar seguridad las 24 horas del día, los 7 días de la semana para el evento, equipo médico de emergencia en el lugar, etc.
• Al menos tres ejemplos de eventos pasados, exitosos y relevantes, de tamaño y duración similares. 
• Información de contacto de dos referencias y una breve descripción del trabajo realizado (las referencias deben elegirse en función de su relevancia para esta solicitud de propuestas)
• Propuesta detallada del personal clave (función, título, experiencia e idiomas hablados) que será fundamental para guiar y apoyar todas las actividades de este proyecto.
• Nombre e información de contacto de la persona que actuará como persona de contacto oficial del Licitante
• Comprobante de seguro y fianza (al menos igual al monto de la propuesta financiera)
• Las propuestas deben estar firmadas por un agente o representante oficial de la empresa que presenta la propuesta.
• Tenga en cuenta: Si el Licitante debe subcontratar o externalizar algún trabajo para cumplir con los requisitos aquí contenidos, esto debe indicarse claramente en la propuesta técnica. Toda propuesta que requiera la subcontratación o externalización de trabajos debe incluir un nombre y una descripción de las organizaciones que se contratarán. CCP se reserva el derecho de rechazar a los subcontratistas.

Propuesta financiera

• Todos los costos deben estar en Dólar estadounidense
• Todos los costos deben desglosarse en costos fijos o variables (aquellos que dependen de la cantidad de asistentes). Los encuestados deben suponer 2000 participantes por día durante 5 días al crear la propuesta financiera. La cantidad de participantes está sujeta a cambios según la asistencia real y los costos variables aumentarán o disminuirán en consecuencia.
• Todos los costos deben detallarse para incluir una explicación de todas las tarifas y costos.
• Todos los artículos que se pueden proporcionar en No se identificará ningún cargo con su costo estimado para fines de compartir costos
• Todos los costos incluidos en las propuestas financieras deben ser todo incluido para incluir cualquier trabajo subcontratado o contratado, e incluir cualquier impuesto local
• Todos los proponentes deben mantener el precio propuesto durante 120 días después de la fecha de presentación de la propuesta.
• Los encuestados deben utilizar el Plantilla de costos para organizadores de eventos de la cumbre SBCC de marzo de 2026.xls archivo proporcionado
• Criterios de evaluación de propuestas

Cada propuesta completa recibida en la fecha límite y en el formato correcto será evaluada en dos etapas. En primer lugar, se evaluarán las propuestas técnicas de acuerdo con los siguientes criterios:

• Experiencia en gestión de eventos y logística para congresos internacionales o actividades comparables (incluyendo tamaño y duración)
• Demostró negociaciones para asegurar tarifas hoteleras con descuento, descuentos en vuelos y contribuciones gubernamentales y/o contribuciones en especie. 
• Referencias de proyectos relevantes 
• Calidad y detalle del enfoque propuesto 
• Incorporación de todos los elementos identificados en “Pautas de presentación” y “Propuesta técnica” 

Las propuestas técnicas que reciban al menos el puntaje mínimo de calificación para cada criterio serán evaluadas en sus propuestas financieras. Las propuestas financieras se evaluarán en función de:

• Exactitud 
• Adherencia a las instrucciones de la propuesta financiera 
• Contribución financiera – directa y en especie 
• Costo total 

CCP se reserva el derecho de adjudicar el contrato al postor que presente el mejor valor para CCP, según lo determine exclusivamente CCP a su absoluta discreción. Si bien CCP tiene la intención de celebrar un contrato, se reserva el derecho de no adjudicar el contrato o rechazar todas y cada una de las ofertas recibidas como resultado de esta convocatoria de propuestas y volver a publicar otras propuestas. CCP puede realizar cualquier modificación, desviación, adición u omisión en los documentos de la convocatoria de propuestas que considere que sean en el mejor interés de CCP sin afectar las obligaciones del EO ni anular el contrato.

Las preguntas de los interesados deben enviarse antes del 24 de enero de 2025 a las 17:00 h (hora del este de EE. UU.). Las preguntas deben enviarse por correo electrónico a info@sbccsummit.org con el asunto: Cumbre SBCC 2026 – Preguntas sobre la RFP de EO

Las respuestas a todas las preguntas se enviarán directamente por correo electrónico el 28 de enero de 2025 a las 17:00 EST.

Las propuestas finales deben presentarse el 31 de enero de 2025 a las 17:00 h EST. Envíe su propuesta a info@sbccsummit.org con el asunto: Cumbre SBCC 2026 – Presentación de RFP de EO. Se enviará una confirmación de recepción el siguiente día hábil. 

Términos de referencia de la gestión de la cumbre del SBCC

El Organizador del Evento (OE) tendrá autoridad sobre los siguientes términos de referencia.

Objetivo: Proporcionar apoyo logístico sobre el terreno durante el montaje, desmontaje y lanzamiento del evento entre el 20 de marzo de 2026 y el 29 de marzo de 2006. Proporcionar la asistencia necesaria según lo descrito en los deberes y responsabilidades previos, durante y después de la Cumbre.

Costos incluidos: Todos los elementos descritos en la sección de deberes y responsabilidades. Todos los costos de personal para el EO estarán incluidos en el precio del contrato. Esperamos 2000 participantes por día. Se espera que el EO desarrolle un plan de personal para proporcionar todos los servicios logísticos y de gestión para este evento de 5 días (más los al menos 3 días de montaje antes y 2 días de desmontaje después). Esto incluye toda la preparación y la coordinación en el país previa al evento. El EO también se comunicará con el PCC, en coordinación con el Comité de Logística. El personal del EO apoyará los preparativos de la conferencia, el procesamiento de visas, la dotación de personal en el aeropuerto, el registro en el lugar, la seguridad, el montaje de los stands, la aceptación de la carga y el despacho de aduanas, el almacenamiento, los arreglos de transporte, incluido el de ida y vuelta al aeropuerto a los hoteles y de los hoteles al lugar, los acomodadores, la asistencia con los preparativos auxiliares de la sala del evento, la búsqueda y obtención de todos los servicios que no proporcione directamente el lugar y todo el personal de TI/AV. El personal de TI/AV debe estar disponible durante la configuración y la resolución de problemas en cada sala. El idioma principal hablado por el equipo del CCP es el inglés.

OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES

El EO, en coordinación con el CCP, asumirá las siguientes funciones y responsabilidades:

Ubicación del evento

Los asistentes viajarán por todo el mundo. La capacidad de trabajar con funcionarios gubernamentales para establecer un proceso de tramitación de visas es esencial para el éxito de la Cumbre. 

El EO será responsable de:

Desarrollo de la marca del PCC para la Cumbre. Esto incluye la fachada frontal, el área de registro, los espacios comunes, etc. El EO puede proporcionar un plan de desarrollo de la marca con precios y recomendaciones. 

Sala de plenos Requisitos:

• Organizar asientos para 2.000 personas
• Se requerirá todo el equipo, mobiliario, cableado, iluminación, etc. necesarios. Podio, micrófono, pantalla para altavoces y asientos (hasta 5 personas) y decoración del escenario. Indique los detalles de sus recomendaciones en la propuesta de costos.
• Las sesiones en la sala plenaria contarán con interpretación a cuatro idiomas (español, francés, inglés y portugués). Por lo general, las sesiones duran menos de dos horas cada una y pueden contar con varios presentadores. En las Cumbres anteriores se han celebrado dos sesiones por día. 
• Las sesiones desde el Salón Plenario se transmitirán en vivo y se grabarán.
• Se requieren cabinas de interpretación con todo el equipamiento necesario para la interpretación simultánea y grabación de todos los idiomas. 
• También se requerirán auriculares, y el EO o el proveedor externo debe tener un seguro en caso de que los asistentes no devuelvan los auriculares. 
• Persona responsable del desarrollo del evento cada día, lo que incluye la puesta en cola de archivos, el avance de diapositivas, las pruebas de audio y video y la creación de diapositivas de reserva entre sesiones. 

3 habitaciones dedicadas (Comité de planificación de la cumbre y aún no se han asignado) requisitos de sala:

• Espacio mínimo para 10 personas con mesa de conferencias y sillas.
• Acceso las 24 horas, los 7 días de la semana a 1 de las 3 salas para el Comité de Planificación de la Cumbre a partir de los días de instalación
• Debe haber una unidad de filtración de aire, una impresora a color wifi/bluetooth con papel (unas cuantas resmas), papeleras y refrigerador disponibles en la habitación.

12 salas de reuniones Requisitos:

• Las habitaciones estarán dispuestas en forma de teatro.
• Mesa para 5 personas dispuesta al frente de la sala con asientos y 5 micrófonos de mesa.
• Podio con micrófono
• Portátil con sistema operativo Microsoft Windows con Adobe Acrobat y todas las conexiones periféricas necesarias
• Clic inalámbrico
• Altavoces adecuados al tamaño de la habitación.
• Proyector y pantalla de proyección
• Personal de AV/IT disponible en cada sala para solucionar cualquier problema durante una sesión.
• Limpieza entre sesiones, incluida la desinfección de las zonas de mayor contacto, la retirada de basura y la reorganización de las sillas entre sesiones. Retirada de la ropa de cama entre días, cuando sea necesario. 

Requisitos para fotografía, videografía y pared de donantes:

• El EO trabajará con el equipo de comunicaciones del CCP para desarrollar una lista de fotografías. Todas las fotografías se compartirán al final de cada día. Este mismo equipo discutirá los requisitos generales de los videos de la Cumbre. 
• Algunas sesiones se grabarán, incluidas todas las sesiones plenarias. El vídeo de cada sesión deberá seguir una convención de nomenclatura acordada y estar disponible al final de cada día.
• El EO instalará tres áreas separadas para fondos fotográficos alrededor del PCC para permitir que los asistentes se tomen fotografías frente a ellos; los tres fondos fotográficos tendrán diferentes ilustraciones. En las cumbres anteriores se erigió una estructura de madera simple y se envolvió con los paneles impresos. La estructura debe ser segura para que los asistentes puedan pararse frente a ella. 
• Se creará un muro de donantes para destacar a los patrocinadores/donantes de la Cumbre. Según el nivel de patrocinio, se imprimirá una "forma" pequeña, mediana o grande con la información de una organización. Para los patrocinadores principales, se requerirá una pantalla táctil interactiva (no se esperan más de 4, pero se le informará). EO trabajará con el equipo de Comunicaciones y Diseño de la Cumbre para crear el muro de donantes. Aquí hay un ejemplo. 

Estaciones de agua y estaciones de carga:

• Se colocarán estaciones de agua filtrada con la marca en todo el PCC. Esta es una oportunidad patrocinada, por lo que la marca puede cambiar. Se pueden usar hasta 10 diseños de marca diferentes. Indique el precio de 10 estaciones de agua que permitan llenar botellas de agua durante la Cumbre. Indique el precio de suficientes recargas de botellas de agua filtrada de 5 galones para 2000 asistentes durante un período de 5 días.
• Se colocarán estaciones de carga con la marca en todo el PCC. Esta es una oportunidad patrocinada, por lo que la marca puede cambiar. Se pueden utilizar hasta 5 diseños de marca diferentes. Las estaciones de carga deben permitir que varias personas carguen sus dispositivos móviles, por lo que se requerirán varios conectores de tipo USB.

 Recepción de apertura:

• Se ofrecerá una recepción por la noche y un comité del SBCC trabajará con el EO. Lo más probable es que la recepción se lleve a cabo en el PCC. Se contratará entretenimiento local y el EO será responsable de trabajar con el personal correspondiente del PCC para preparar el área y proporcionar el escenario, el equipo, la iluminación, etc. necesarios. 

Cuenta bancaria local

• El EO deberá abrir una cuenta bancaria local exclusiva que no genere intereses para aceptar transferencias bancarias entrantes para los pagos de inscripción. El CCP debe tener acceso a esta cuenta a través de un inicio de sesión en línea. Los fondos recibidos en esta cuenta se utilizarán como pago parcial de los servicios prestados por el EO y, posiblemente, como retiro en dólares estadounidenses para gastos locales, incluido el pago de viáticos de oradores invitados. El EO debe proporcionar al CCP un cronograma de cuánto tiempo le llevará al EO retirar dólares estadounidenses de la cuenta.

Cronología

• La EO elaborará un cronograma general con hitos para llevar a cabo todas las actividades descritas en esta convocatoria de propuestas. Proporcione el cronograma al CCP para que aporte sus comentarios y recomendaciones. Este cronograma puede ser un trabajo en progreso a medida que se disponga de más detalles. Trabaje a partir del cronograma final que haya sido aprobado por el CCP y la Secretaría del SBCC.

Viajar

Hoteles

• La EO negociará acuerdos y descuentos con aerolíneas y hoteles. Los hoteles deben estar a una distancia razonable del lugar del evento (menos de 20 minutos en auto). Los hoteles seleccionados también deben tener capacidad para personas con discapacidades, incluidos ascensores que funcionen y acceso para sillas de ruedas. El PCC y la Secretaría de la Cumbre aprobarán los hoteles ofrecidos oficialmente por la Cumbre.
• La EO facilitará contratos con hoteles para reservar bloques de habitaciones para huéspedes. Los hoteles deben proporcionar enlaces de reserva directa con las tarifas negociadas. Ni el CCP ni la Secretaría del SBCC pueden garantizar económicamente los bloques de habitaciones. Sin embargo, los bloques de habitaciones pueden liberarse en una fecha acordada antes del evento. Obtenga una carta del Ministerio de Salud para ayudar en el proceso de obtener garantías de precios de los hoteles si es necesario. Las selecciones de hoteles también deben adaptarse a las personas con discapacidades, incluidos ascensores que funcionen y acceso para sillas de ruedas.

Visados

• La EO trabajará con el Comité de Logística y los ministerios pertinentes para gestionar el proceso de visado. La EO facilitará el proceso para que los asistentes obtengan el visado necesario para asistir a la Cumbre e informará al CCP sobre los países en los que el proceso de visado se ha prolongado o presenta problemas. El personal debe estar disponible durante los días pico de llegadas para ayudar a los participantes con el proceso en el aeropuerto.

Transporte/Turismo

• La EO organizará y negociará contratos para el servicio de autobús para transportar a los participantes de la conferencia desde el aeropuerto hasta uno de los hoteles que figuran en el sitio web (el transporte a otros hoteles correrá por cuenta del asistente). Este servicio se ofrecerá los días 21 y 22 de marzo en intervalos que se determinarán.
• La EO organizará y negociará contratos para el servicio de autobús para transportar a los participantes de la conferencia desde los hoteles que figuran en el sitio web hasta el aeropuerto (el transporte a otros hoteles será responsabilidad del asistente). Este servicio se ofrecerá la noche del 27 al 28 de marzo.El y en intervalos a determinar.
• El EO organizará y negociará contratos para el servicio de autobús para transportar a los participantes de la conferencia desde los hoteles hasta el lugar de celebración y de regreso a los hoteles (según sea necesario). En el pasado, esto se hacía como un circuito; varias camionetas/autobuses salían a intervalos establecidos. Desarrolle un cronograma de transporte, rutas y paradas. Asegúrese de que los conductores de autobús hagan un recorrido antes de la conferencia y que los hoteles estén informados sobre el cronograma de transporte y los lugares de recogida. Los autobuses funcionarán de 6:00 a 9:00; de 18:00 a 20:30 los días de la Cumbre (sujeto a cambios). Y de 12:00 a 17:00 el 22 de marzo.Dakota del Norte Para registrarse. Asegúrese de que haya señalización disponible con los horarios de los autobuses.
• El EO redactará una carta de bienvenida con la logística para los participantes. Brindará información turística general y una lista de cosas que pueden hacer los participantes de la conferencia durante su estadía en el país. Sugerirá empresas de viajes seguras y aprobadas que los participantes puedan utilizar. 

Gobierno local y protocolos

• La EO se pondrá en contacto con las entidades del gobierno local para buscar apoyo financiero y en especie para la Cumbre. 
• La EO trabajará con la seguridad local, la policía, los servicios de emergencia, etc. y seguirá los protocolos necesarios, incluidos permisos, autorizaciones, etc. 
• La EO informará al CCP y a la Secretaría del SBCC sobre cualquier costumbre o protocolo local que se aliente o exija a los visitantes cumplir durante su visita al país. 

Seguridad

• El EO identificará a una persona de contacto de su equipo para que trabaje con el personal de seguridad del lugar y del hotel y con Seguridad Nacional para facilitar la seguridad de los participantes de alto nivel/VIP. Si el lugar no ofrece seguridad en el sitio, el EO debe contratar personal de seguridad debidamente capacitado.
• La EO trabajará con el Comité Directivo de la Cumbre y el Ministro de Asuntos Exteriores para tener protocolos establecidos para recibir a participantes de alto nivel/VIP.
• La EO deberá asegurarse de que los participantes ingresen por las entradas apropiadas con detectores de metales instalados.

Inscripciones

• El EO se encargará de gestionar el sistema de registro in situ y de proporcionar servicio de atención al cliente. Los asistentes a la Cumbre deberán recoger sus credenciales y sus bolsos de la conferencia de manera oportuna. Se debe desarrollar un proceso de registro y obtención de credenciales que limite el tiempo de espera. La Cumbre SBCC utilizará un software llamado Dryfta. Se puede proporcionar acceso directamente o se pueden exportar archivos con la información de los asistentes.
• La EO creará un portal en línea para permitir a los asistentes a la conferencia reservar y pagar sus habitaciones de hotel.
• La EO vinculará el sistema de registro al proceso de identificación con nombres
• La EO responderá cualquier consulta general que las personas puedan tener y brindará servicios al cliente en relación con el registro.
• La EO mantendrá una lista de participantes internacionales para enviarla al Ministerio de Asuntos Exteriores periódicamente, en caso de ser necesario. Mantener la lista actualizada en tiempo real para que podamos comunicarnos con los asistentes. 

Área de exposición/instalación del stand

La EO proporcionará lo siguiente para 50 stands:

• Paneles de stand de 3 (D) × 3 (An) metros
• alfombra/piso
• 1 mesa
• 2 sillas (mínimo)
• 1 cubo de basura
• 1 toma de corriente/enchufe eléctrico con 2 tomas
• Letrero impreso con el nombre del expositor

La EO creará una guía para expositores. Se puede encontrar un ejemplo para 2022 aquíAlgunos patrocinadores y donantes pueden querer imprimir los materiales localmente, mientras que otros pueden querer enviar los materiales para la Cumbre. Se requerirá un proveedor de servicios de transporte de carga. La EO debe establecer un sistema de precios y pagos para que los expositores paguen las actualizaciones directamente a la EO o al proveedor que las proporciona. 

Área de carteles digitales

La EO proporcionará 50 pantallas digitales en las que se pueda mostrar un archivo. Las pantallas deben ser del mismo tamaño y llevar la marca de la Cumbre. Las pantallas digitales deben permitir la transferencia y apertura de un archivo para que el presentador pueda mostrar su "póster". Las pantallas no requieren funciones táctiles. 

Impresión y adquisición local de bienes

Si bien los expositores y presentadores pueden requerir asistencia para la adquisición en el país, los siguientes son artículos que se adquirieron para Cumbres anteriores y fueron pagados por CCP. Incluya el precio de esto como costo variable e incluya las especificaciones por las que está ofertando. Por ejemplo, cordón: ancho X, largo X, color del material, estilo de cierre, tipo de credencial y tamaño de credencial. 

• Cordones con insignia
• Botellas de agua de metal impresas
• Bolsas de algodón para congresos
• Levantar pancartas

Flete/Envío

El EO proporcionará información detallada sobre cómo enviar los materiales al lugar del evento y se encargará del envío de devolución de los artículos restantes. Esto incluye contratar un servicio de transporte, almacenar temporalmente los materiales y entregarlos al lugar del evento. Se debe establecer un mecanismo para que los expositores o asistentes paguen el envío directamente al EO.

Mostrador de información/recepcionistas del aeropuerto

El EO tendrá un mostrador de información y señalización disponible para indicar a los asistentes dónde tomar un servicio de transporte para su hotel en el aeropuerto. El mostrador de información y la señalización estarán disponibles el 22 y el 23 de marzo de 2026. El EO trabajará con los funcionarios locales y estará disponible para ayudar con cualquier problema que surja durante este período pico de llegadas de asistentes.

La EO también organizará el procesamiento VIP para hasta 25 asistentes seleccionados (oradores, miembros de la secretaría, etc.)

Sesiones de la conferencia

• El EO proporcionará señalización en cada sala con el nombre de la sesión actual, con horas de inicio y finalización.
• La EO proporcionará pantallas digitales grandes disponibles en todo el PCC con horarios actualizados.

Servicios de interpretación/traducción:

• Como se indica en los requisitos de la sala plenaria, se proporcionarán 4 idiomas para las sesiones de la sala plenaria. Se requerirán intérpretes en francés, portugués y español, y los intérpretes deben poder traducir al inglés las presentaciones en otros idiomas. Los intérpretes tendrán acceso a las presentaciones al menos 8 horas antes de las sesiones. Los intérpretes deben tener experiencia con la terminología específica relevante para una variedad de campos relacionados con la salud y la comunicación social y comunitaria. Se proporcionarán requisitos específicos y los posibles intérpretes serán entrevistados y aprobados antes de ser contratados por la EO. 

Seguridad

• Si es necesario, el EO facilitará los procesos con varios equipos de seguridad para establecer salas de seguridad VIP y garantizar que se realicen todas las revisiones de seguridad necesarias.
• La EO trabajará con el lugar para exigir que el personal de seguridad esté disponible las 24 horas, los 7 días de la semana y solo permita el acceso al Comité de Planificación de la Cumbre y (credencial específica) fuera del horario laboral.

Necesidades de personal y capacitación (algunos puntos a continuación son duplicados del contenido anterior)

• Capacitación del personal y recorrido en el lugar del congreso.
• El personal trabajará con los oradores principales durante el transcurso del espectáculo en horarios establecidos.
• Proporcionar servicios de secretaría general.
• Trabajar en estrecha colaboración con el personal del lugar de la conferencia y del hotel para garantizar que todas las actividades se desarrollen sin problemas, incluyendo: rotación de habitaciones, recepciones de cócteles, almuerzos, pausas para el té, sesiones simultáneas, exhibiciones de carteles y ceremonias de apertura y clausura.
• Si se contrata a un proveedor independiente, se supervisará el montaje y desmontaje de los stands de la sala de exposiciones (hasta 50 stands/organizaciones), incluidos los sistemas eléctricos.  
• Instalar el área de carteles después de coordinar el alquiler de las pantallas.
• Instale toda la señalización de la conferencia y asegúrese de que todas las salas y áreas de presentación estén configuradas de acuerdo con las especificaciones.
• Gestionar todo el personal temporal contratado para servir de acomodador y anfitrión durante la conferencia. 
• Ser el punto de contacto para todos los proveedores para garantizar que los servicios se brinden según lo acordado.
• Pruebe todo el equipo técnico para comprobar su funcionalidad y coordínese con los equipos de AV para asegurarse de que cada sala de conferencias esté configurada según sea necesario y que cada sesión se desarrolle sin problemas.
• Ayudar a desarrollar las especificaciones del sitio (plano del lugar). Trabajar con el sitio de la conferencia y el CCP en el mapeo de la configuración de todas las salas, eventos, pausas para el té, almuerzos, exhibiciones (aproximadamente 50 puestos) y presentaciones de carteles (al menos 50 carteles digitales por día). Se requerirá un mapa digital y un mapa impreso de la ubicación del evento.
• Determinar qué artículos se deben comprar o alquilar para la preparación logística. Informar al PCC sobre lo que se puede adquirir en el país y lo que se debe importar.  
• Adquirir diversos suministros y equipos de oficina para instalarlos en el lugar de la conferencia de modo que haya una oficina de conferencias en pleno funcionamiento en el lugar. Se deben solicitar las aprobaciones del CCP antes de la compra.
• Organizar y pagar las fotografías y seleccionar la filmación de las sesiones durante el transcurso de la semana. La selección de lo que se grabará en video se acordará de antemano con CCP. La persona encargada de las comunicaciones revisará las imágenes al final de cada día, pero también se analizarán antes del evento.
• Trabajar con los Comités Directivos y de Logística para explorar la posibilidad de conseguir patrocinios locales para diferentes partes de la conferencia, como pausas para café o té, de empresas locales y corporaciones internacionales.
• Ayudar al Comité Directivo en la contratación y organización de contratos de entretenimiento para la recepción posterior a la inauguración.
• Asegúrese de que los proveedores de catering y el lugar de la conferencia tengan suficiente personal para realizar el montaje y desmontaje del evento. Si no se dispone de personal, se debe contratar personal adicional según sea necesario. (Los costos adicionales del personal deben estar incluidos en el precio del contrato).

REQUISITOS POST-CONFERENCIA

Recopilar y hacer un seguimiento de los contratos de todos los proveedores. Al final de la conferencia, proporcionar un resumen de los contratos que se han pagado y de los pagos pendientes que aún se deben realizar.

• Aviso de condiciones contractuales estándar de JHU

El postor ganador deberá firmar un contrato con JHU y deberá esperar que lo siguiente esté entre los términos estándar del contrato.

Derecho de JHSPH a inspeccionar y auditar

El Proveedor de Servicios deberá mantener dichos libros y registros, junto con dichos documentos y materiales de respaldo o subyacentes, durante la duración de este Contrato y por al menos siete (7) años después del pago final según este Contrato, incluidas todas y cada una de las renovaciones del mismo. Los libros y registros, junto con los documentos y materiales de respaldo o subyacentes, se pondrán a disposición, a pedido, de JHSPH, a través de sus empleados, agentes, representantes, contratistas u otras personas designadas, durante el horario comercial normal en la oficina o lugar de negocios del Proveedor de Servicios. En caso de que no haya tal ubicación disponible, entonces los libros y registros, junto con los documentos y registros de respaldo o subyacentes, se pondrán a disposición para auditoría en un momento y lugar que sean convenientes para JHSPH. 

Incompatibilidad

Los representantes autorizados y los participantes clave del proveedor de servicios involucrados en este proyecto/trabajo acuerdan revelar inmediatamente a JHSPH cualquier interés financiero o fiduciario que ellos o sus familiares directos puedan tener con JHSPH. 

Exclusión

El proveedor de servicios certifica que actualmente no está inhabilitado, suspendido, propuesto para inhabilitación, declarado inelegible o excluido voluntariamente de participar en esta transacción por ningún departamento o agencia federal de los EE. UU. 

No discriminación

El Proveedor de Servicios garantiza que durante la ejecución de este Contrato, el Proveedor de Servicios, o cualquiera de sus empleados, agentes o subcontratistas, no violará ninguna ley de discriminación aplicable, incluyendo, pero no limitado a, por motivos de edad, sexo, orientación sexual, raza, color, creencia religiosa, origen nacional, estado civil, condición de individuo calificado con una discapacidad o impedimento o como veterano discapacitado.

Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero  

El Proveedor de Servicios declara y garantiza a JHSPH que conoce los requisitos de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de los Estados Unidos (“FCPA”) y no tomará ninguna acción que pueda violar la FCPA o exponer a JHSPH a responsabilidad bajo la FCPA. Específicamente, el Proveedor de Servicios declara y garantiza que, en relación con este Contrato, el Proveedor de Servicios y sus propietarios, funcionarios, directores, empleados, representantes o agentes no han proporcionado y no proporcionarán, ofrecerán o prometerán proporcionar, ni autorizarán la provisión directa o indirecta de, ningún dinero, obsequio, préstamo, servicio o cualquier cosa de valor a ningún funcionario del gobierno (o cualquier agente, empleado o miembro de la familia del mismo), ningún partido político o candidato a un cargo político, o ningún tercero, con el propósito de influir o inducir cualquier acto, omisión o decisión de dicho funcionario o candidato del gobierno, o del gobierno para obtener o retener negocios, o dirigir negocios a cualquier persona, o para asegurar cualquier ventaja indebida.

Fuerza mayor

Ninguna de las partes será responsable ante la otra parte por el incumplimiento o la demora en el cumplimiento de cualquiera de los términos o condiciones de este Acuerdo debido a actos o sucesos fuera del control de la parte incumplidora o demorada, incluidos, entre otros, actos de Dios, actos de gobierno, terrorismo, guerras, disturbios, huelgas u otras disputas laborales, escasez de mano de obra o materiales, incendios e inundaciones, siempre que la parte incumplidora o demorada proporcione a la otra parte un aviso por escrito de la existencia y el motivo de dicho incumplimiento o demora.

Países restringidos 

El Proveedor de Servicios no podrá cobrar en virtud de este Contrato ningún artículo cuyo origen sea un país restringido, según lo designado por el Departamento de Estado de los EE. UU. Los países restringidos actualmente incluyen, entre otros, Cuba, Irán, Libia, Corea del Norte y Siria.

Cumplimiento de la normativa antiterrorista

Se notifica al Proveedor de Servicios que las órdenes ejecutivas y las leyes estatutarias de los EE. UU. prohíben las transacciones con, y la provisión de recursos y apoyo a, individuos y organizaciones asociadas con el terrorismo. Es responsabilidad legal del Proveedor de Servicios asegurar el cumplimiento de estas órdenes ejecutivas y leyes. Además de confiar en los recursos disponibles localmente, el Proveedor de Servicios puede utilizar los recursos disponibles en Internet para revisar las listas establecidas publicadas por el Gobierno de los EE. UU. Estas se encuentran en: http://www.treasury.gov/offices/enforcement/ofac/index. Contratar a individuos o contratar a organizaciones incluidas en esta lista está estrictamente prohibido según los términos de este Contrato.       

Disputas

Este Contrato se interpretará de conformidad con las leyes del Estado de Maryland. Cada una de las Partes del presente Contrato acepta someterse a la jurisdicción exclusiva de los tribunales estatales y/o federales ubicados en el Estado de Maryland para cualquier demanda, audiencia u otro procedimiento legal de cualquier naturaleza, tipo y descripción en caso de que surja cualquier disputa o controversia en virtud del presente Contrato o en relación con el mismo, o en caso de que se requiera o desee una resolución, fallo u otra determinación legal en virtud del presente Contrato. Ambas partes del presente Contrato acuerdan renunciar a sus respectivos derechos a un juicio por jurado. Sin embargo, las partes intentarán resolver todas las disputas a través de medios informales. Cada parte acuerda que, antes de recurrir a un litigio para resolver cualquier disputa, consultará con la otra parte para determinar si se pueden adoptar otros procedimientos que sean menos costosos o que requieran menos tiempo para resolver la disputa.