Tenu au Centre des congrès de Panama (PCC) 

Rue Gral. Juan D. Peron, Panamá, Provincia de Panamá, Panama 

Délivré par:

Centre des programmes de communication de l'Université Johns Hopkins, au nom du Secrétariat du Sommet du SBCC

info@sbccsummit.org 

Général

Le Centre des programmes de communication de Johns Hopkins (CCP) recherche les services d'une entreprise pour gérer les aspects détaillés ci-dessous pour la 4e édition de la Communication pour le changement social et comportemental (SBCC). Cette édition se tiendra du 24 au 28 mars 2026 au Centre des congrès de Panama, à Panama City, au Panama.

L'objectif de cette demande de propositions (RFP) est de solliciter des propositions de diverses entreprises, de procéder à une évaluation juste et approfondie sur la base des critères énumérés ci-après et de sélectionner une source qui offrira la meilleure valeur globale tout en répondant à nos besoins. L'EO doit avoir un bureau physique au Panama, et de préférence à Panama City.

Arrière-plan

Le Sommet SBCC rassemble la communauté mondiale des organisations, des professionnels et des chercheurs SBCC pour faire progresser la pratique de la SBCC en santé publique. Le Sommet se concentre sur des sujets tels que le VIH, la tuberculose, le paludisme, la planification familiale/santé reproductive, l'eau, l'assainissement, l'environnement, le genre et bien d'autres. Les participants comprennent des praticiens de la SBCC, des étudiants, des vendeurs/exposants, du personnel d'organisations non gouvernementales, du personnel de la mission de l'USAID et du personnel du ministère de la Santé.(http://sbccsummit.org) 

Formatage

Toutes les propositions doivent être rédigées en double interligne, en utilisant la police Arial taille 11 et des marges d'un pouce. La proposition technique doit être soumise dans un document Microsoft Word, Google Docs ou PDF. Les propositions financières doivent être soumises dans Microsoft Excel ou Google Sheets. Veuillez inclure les numéros de page et le nom du soumissionnaire dans le coin inférieur droit de chaque page. Le soumissionnaire doit inclure toutes les informations demandées par l'appel d'offres. Le soumissionnaire peut inclure des catégories d’informations supplémentaires si nécessaire pour décrire adéquatement leur proposition et ces coûts doivent être séparés ou indiqués comme tels.

Proposition technique

• Un résumé comprenant une description de l'entreprise et de sa capacité à mener à bien au mieux la portée du projet. 
• Expliquez votre expérience en matière de négociation de tarifs hôteliers, de réductions sur les compagnies aériennes et de collaboration avec les autorités locales pour obtenir une coopération et un soutien financier et/ou en nature pour des événements de taille similaire. Parmi les exemples de soutien en nature, citons la fourniture d'une sécurité 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour l'événement, une équipe médicale d'urgence sur place, etc.
• Au moins trois exemples d’événements passés réussis et pertinents de taille et de durée similaires. 
• Coordonnées de deux références et une brève description du travail effectué (les références doivent être choisies en fonction de leur pertinence par rapport à cet appel d'offres)
• Proposition détaillée du personnel clé (rôle, titre, expérience et langues parlées) qui contribuera à guider et à soutenir toutes les activités de ce projet
• Nom et coordonnées de la personne qui agira en tant que personne-ressource officielle du soumissionnaire
• Preuve d'assurance et de caution (au moins égale au montant de la proposition financière)
• Les propositions doivent être signées par un agent officiel ou un représentant de l'entreprise qui soumet la proposition
• Veuillez noter : Si le soumissionnaire doit externaliser ou sous-traiter des travaux pour satisfaire aux exigences contenues dans le présent document, cela doit être clairement indiqué dans la proposition technique. Toute proposition qui prévoit l'externalisation ou la sous-traitance de travaux doit inclure le nom et la description des organisations sous-traitées. CCP se réserve le droit de rejeter les sous-traitants.

Proposition financière

• Tous les coûts doivent être en Dollars américains
• Tous les coûts doivent être répartis en coûts fixes ou coûts variables (ceux qui dépendent du nombre de participants). Les répondants doivent supposer 2 000 participants par jour pendant 5 jours lors de l'élaboration de la proposition financière. Le nombre de participants est susceptible de changer en fonction de la participation réelle et les coûts variables augmenteront ou diminueront en conséquence.
• Tous les coûts doivent être détaillés pour inclure une explication de tous les frais et coûts.
• Tous les articles qui peuvent être fournis à aucune charge ne doit être identifiée avec leur coût estimé à des fins de partage des coûts
• Tous les coûts inclus dans les propositions financières doivent être tout compris pour inclure tout travail externalisé ou sous-traité, ainsi que toutes les taxes locales
• Tous les proposants doivent conserver leur prix proposé pendant 120 jours après la date de soumission de la proposition.
• Les répondants doivent utiliser le Modèle de coût pour l'organisateur de l'événement du Sommet SBCC de mars 2026.xls fichier fourni
• Critères d'évaluation des propositions

Chaque proposition complète reçue avant la date limite dans le format approprié sera évaluée en deux étapes. Tout d'abord, les propositions techniques seront évaluées selon les critères suivants :

• Expérience en gestion d'événements et en logistique pour des conférences internationales ou des activités comparables (y compris la taille et la durée)
• A démontré des négociations pour obtenir des tarifs d'hôtel réduits, des réductions sur les vols et des contributions gouvernementales et/ou des contributions en nature. 
• Références pour des projets pertinents 
• Qualité et détail de l'approche proposée 
• Incorporation de tous les éléments identifiés dans les « Directives de soumission » et la « Proposition technique » 

Les propositions techniques qui obtiennent au moins la note minimale de qualification pour chaque critère verront leurs propositions financières examinées. Les propositions financières seront évaluées sur la base de :

• Précision 
• Respect des directives de la proposition financière 
• Contribution financière – directe et en nature 
• Coût total 

CCP se réserve le droit d'attribuer le marché au soumissionnaire qui lui offre la meilleure valeur, telle que déterminée par CCP à sa seule discrétion. Bien que CCP ait l'intention de conclure un contrat, CCP se réserve le droit de ne pas attribuer de marché ou de rejeter toute offre reçue à la suite de cet appel d'offres et de faire une nouvelle annonce pour d'autres propositions. CCP peut apporter aux documents de l'appel d'offres toute modification, tout écart, tout ajout ou toute omission qu'elle juge être dans le meilleur intérêt de CCP sans affecter les obligations de l'EO ou annuler le contrat.

Les questions des parties intéressées doivent être soumises au plus tard le 24 janvier 2025 à 17h00 HNE. Les questions doivent être envoyées par courriel à info@sbccsummit.org avec la ligne d'objet : Sommet SBCC 2026 – Questions sur l'appel d'offres EO

Les réponses à toutes les questions seront envoyées directement par courrier électronique avant le 28 janvier 2025 à 17h00 HNE.

Les propositions finales doivent être soumises au plus tard le 31 janvier 2025 à 17h00 HNE. Veuillez envoyer votre proposition à info@sbccsummit.org avec pour objet : SBCC Summit 2026 – Soumission d’une demande de propositions pour les EO. Une confirmation de réception sera fournie le jour ouvrable suivant. 

Termes de référence de la direction du sommet du SBCC

L'organisateur d'événements (EO) aura autorité sur les termes de référence suivants.

Objectif: Fournir un soutien logistique sur le terrain pendant l’installation, le démontage et le lancement de l’événement entre le 20 mars 2026 et le 29 mars 2006. Fournir l’assistance nécessaire telle que décrite dans les tâches et responsabilités avant, pendant et après le Sommet.

Frais inclus : Tous les éléments décrits dans la section des tâches et responsabilités. Tous les frais de personnel de l'EO seront inclus dans le prix du contrat. Nous prévoyons 2 000 participants par jour. L'EO devra élaborer un plan de dotation en personnel pour fournir tous les services logistiques et de gestion pour cet événement de 5 jours (plus au moins 3 jours d'installation avant et 2 jours de démontage après). Cela comprend toute la préparation et la coordination dans le pays menant à l'événement. L'EO assurera également la liaison avec le PCC, en coordination avec le comité logistique. Le personnel de l'EO soutiendra les préparatifs de la conférence, le traitement des visas, la dotation en personnel à l'aéroport, l'inscription sur place, la sécurité, l'installation des stands, l'acceptation du fret et le dédouanement, le stockage, les arrangements de transport, y compris de/vers l'aéroport aux hôtels et des hôtels au lieu, les ouvreurs, aideront aux préparatifs des salles d'événements auxiliaires, rechercheront et sécuriseront tous les services non fournis directement par le lieu, et tout le personnel informatique/audiovisuel. Le personnel informatique/audiovisuel doit être disponible pendant l'installation et le dépannage dans chaque salle. La principale langue parlée de l'équipe CCP est l'anglais.

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

le EO, en coordination avec le CCP, assumera les tâches et responsabilités suivantes :

Lieu de l'événement

Les participants voyageront dans toutes les régions du monde. La capacité à travailler avec les représentants des gouvernements pour mettre en place un système de visa est essentielle au succès du Sommet. 

L'EO sera responsable de :

Création de l'image de marque du PCC pour le Sommet. Cela comprend la façade avant, la zone d'inscription, les espaces communs, etc. L'EO peut fournir un plan de création de marque avec des prix et des recommandations. 

Salle plénière exigences:

• Prévoir des sièges pour 2 000 personnes
• Tout l'équipement nécessaire, mobilier, câblage, éclairage, etc., sera requis. Podium, microphone, écran de haut-parleurs, sièges (jusqu'à 5 personnes) et décorations de scène. Veuillez fournir des détails sur vos recommandations dans la proposition de coût.
• Les séances en salle plénière seront interprétées en 4 langues (anglais, français, portugais et espagnol). Les séances durent généralement moins de 2 heures chacune et peuvent avoir plusieurs intervenants. 2 séances ont eu lieu par jour lors des sommets précédents. 
• Les séances de la salle plénière seront diffusées en direct et enregistrées.
• Des cabines d’interprétation avec tout l’équipement nécessaire pour l’interprétation simultanée et l’enregistrement de toutes les langues sont nécessaires. 
• Des casques seront également nécessaires et l'EO ou le fournisseur externe devra souscrire une assurance au cas où les casques ne seraient pas retournés par les participants. 
• Personne de référence responsable du déroulement de la séance chaque jour, y compris la mise en file d'attente des fichiers, l'avancement des diapositives, les tests audio et visuels et la création de diapositives tampons entre les sessions. 

3 salles dédiées (Comité de planification du sommet et exigences en matière de salle à attribuer) :

• Espace minimum pour 10 personnes avec table de conférence et chaises
• Accès 24h/24 et 7j/7 à l'une des 3 salles du Comité de planification du Sommet à partir des jours d'installation
• Unité de filtration d'air, 1 imprimante couleur wifi/bluetooth avec papier (quelques rames), des poubelles et un réfrigérateur doivent être disponibles dans la chambre

12 salles de sous-commission exigences:

• Les chambres seront aménagées en théâtre.
• Table de 5 personnes installée à l'avant de la salle avec sièges et 5 microphones de table
• Podium avec micro
• Ordinateur portable avec système d'exploitation Microsoft Windows avec Adobe Acrobat et toutes les connexions périphériques nécessaires
• Clicker sans fil
• Des enceintes adaptées à la taille de la pièce
• Projecteur et écran de projection
• Personnel AV/IT disponible dans chaque salle pour résoudre tout problème pendant une session
• Entretien ménager entre les séances, y compris la désinfection des zones fréquemment touchées, l'enlèvement des déchets et la réorganisation des chaises entre les séances. Enlèvement du linge entre les séances, si nécessaire. 

Exigences en matière de photographie, de vidéographie et de mur des donateurs :

• Le responsable de l'organisation travaillera avec l'équipe de communication du CCP pour élaborer une liste de prises de vue. Toutes les photographies seront partagées à la fin de chaque journée. Cette même équipe discutera des exigences générales en matière de vidéo du Sommet. 
• Certaines sessions seront enregistrées, y compris toutes les sessions plénières. La vidéo de chaque session devra respecter une convention de dénomination convenue et être mise à disposition à la fin de chaque journée.
• L'EO installera 3 zones de toile de fond photo distinctes autour du PCC pour permettre aux participants de prendre des photos devant eux ; les 3 toiles de fond photo auront des illustrations différentes. Les sommets précédents ont érigé une simple structure en bois et l'ont enveloppée de panneaux imprimés. La structure doit être sûre et sécurisée pour que les participants puissent se tenir devant. 
• Un mur des donateurs sera créé pour mettre en valeur les sponsors/donateurs du Sommet. Selon le niveau de parrainage, une « forme » de petite, moyenne ou grande taille sera imprimée avec les informations d'une organisation. Pour les principaux sponsors, un écran tactile interactif sera nécessaire (ne prévoyez pas plus de 4, mais nous vous conseillerons). EO travaillera avec l'équipe de communication et de conception du Sommet pour créer le mur des donateurs. Voici un exemple exemple. 

Stations d'eau et bornes de recharge :

• Des distributeurs d'eau filtrée de marque seront installés dans tout le PCC. Il s'agit d'une opportunité sponsorisée, donc la marque peut changer. Jusqu'à 10 modèles de marque différents peuvent être utilisés. Veuillez fixer le prix de 10 distributeurs d'eau qui permettent de remplir des bouteilles d'eau tout au long du sommet. Veuillez fixer le prix de suffisamment de recharges de bouteilles d'eau filtrée de 5 gallons pour 2 000 participants sur une période de 5 jours.
• Des bornes de recharge personnalisées seront installées dans tout le PCC. Il s'agit d'une opportunité sponsorisée, la marque peut donc changer. Jusqu'à 5 modèles de marque différents peuvent être utilisés. Les bornes de recharge doivent permettre à plusieurs personnes de charger leurs appareils mobiles, différents types de connecteurs USB seront donc nécessaires.

 Réception d'ouverture :

• Une réception en soirée sera organisée et un comité du SBCC travaillera avec l'EO. Il est fort probable que la réception aura lieu au PCC. Des divertissements locaux sont engagés et l'EO sera chargé de travailler avec le personnel approprié du PCC pour mettre en place la zone et fournir la mise en scène, l'équipement, l'éclairage, etc. nécessaires. 

Compte bancaire local

• L'EO devra ouvrir un compte bancaire local dédié, sans intérêt, pour accepter les virements entrants pour les paiements d'inscription. Le CCP doit avoir accès à ce compte via une connexion en ligne. Les fonds reçus sur ce compte seront utilisés comme paiement partiel pour les services rendus par l'EO, et éventuellement comme retrait en USD pour les dépenses locales, y compris le paiement des indemnités journalières des conférenciers invités. L'EO doit fournir au CCP un calendrier indiquant le temps qu'il lui faudra pour retirer les USD du compte.

Chronologie

• Le responsable de l'évaluation élaborera un calendrier général avec des étapes clés pour accomplir toutes les activités décrites dans le présent appel d'offres. Il fournira le calendrier au CCP pour obtenir des commentaires et des recommandations. Ce calendrier peut être un travail en cours à mesure que de plus amples détails seront disponibles. Travaillez à partir du calendrier finalisé qui a été approuvé par le CCP et le Secrétariat du SBCC.

Voyage

Hôtels

• Le Bureau exécutif négociera les arrangements et les réductions avec les compagnies aériennes et les hôtels. Les hôtels doivent être situés à une distance raisonnable du lieu de l'événement (moins de 20 minutes en voiture). Les hôtels sélectionnés doivent également pouvoir accueillir les personnes handicapées, notamment en disposant d'ascenseurs fonctionnels et d'un accès pour les fauteuils roulants. Le PCC et le Secrétariat du Sommet approuveront les hôtels officiellement proposés par le Sommet.
• L'EO facilitera les contrats avec les hôtels pour réserver des blocs de chambres. Les hôtels doivent fournir des liens de réservation directe avec les tarifs négociés. Les blocs de chambres ne peuvent pas être garantis financièrement par le CCP ni par le Secrétariat du SBCC. Cependant, les blocs de chambres peuvent être libérés à une date convenue avant l'événement. Obtenez une lettre du ministère de la Santé pour vous aider à obtenir des garanties de prix auprès des hôtels si nécessaire. Les sélections d'hôtels doivent également accueillir les personnes handicapées, notamment des ascenseurs en état de marche et un accès aux fauteuils roulants.

Visas

• Le responsable de l'organisation travaillera avec le Comité de logistique et les ministères concernés pour gérer le processus de visa. Le responsable de l'organisation facilitera le processus d'obtention du visa nécessaire pour assister au Sommet et informera le CCP de tout pays où le processus de visa est prolongé et/ou problématique. Le personnel doit être disponible pendant les jours de pointe pour aider les participants dans les démarches à l'aéroport.

Transports/Tourisme

• L'EO organisera et négociera des contrats pour le service de bus qui transportera les participants à la conférence de l'aéroport à l'un des hôtels répertoriés sur le site Web (le transport vers les autres hôtels sera à la charge du participant). Ce service sera proposé les 21 et 22 mars à des intervalles à déterminer.
• L'EO organisera et négociera les contrats de service de bus pour transporter les participants à la conférence depuis les hôtels répertoriés sur le site Web jusqu'à l'aéroport (le transport vers d'autres hôtels sera à la charge du participant). Ce service sera proposé du 27 au 28 mars en soiréee et des intervalles à déterminer.
• Le responsable de l'organisation organisera et négociera les contrats de service de bus pour transporter les participants de la conférence des hôtels au lieu de la conférence et de retour aux hôtels (si nécessaire). Par le passé, ce service se faisait en boucle ; plusieurs camionnettes/bus partiraient à intervalles réguliers. Élaborez un programme de navette, des itinéraires et des arrêts. Assurez-vous que les chauffeurs de bus effectuent un passage avant la conférence et que les hôtels sont informés du programme de navette et des lieux de prise en charge. Les navettes circuleront de 6h00 à 9h00 et de 18h00 à 20h30 les jours du sommet (sous réserve de modifications). Et de 12h00 à 17h00 le 22 marsnd pour l'inscription. Assurez-vous que la signalisation est disponible avec les horaires des navettes.
• Le responsable de l'organisation rédigera une lettre de bienvenue avec les informations logistiques pour les participants. Il fournira des informations touristiques générales et une liste de choses à faire pendant leur séjour dans le pays aux participants de la conférence. Il suggérera des agences de voyage approuvées et sûres auxquelles les participants peuvent faire appel. 

Gouvernement local et protocoles

• L'EO assurera la liaison avec les entités gouvernementales locales pour rechercher un soutien financier et en nature pour le Sommet. 
• L'EO travaillera avec la sécurité locale, la police, les intervenants d'urgence, etc. et suivra les protocoles nécessaires, y compris les permis, les autorisations, etc. 
• L'EO informera le CCP et le Secrétariat du SBCC de toutes les coutumes/protocoles locaux que les visiteurs sont encouragés/tenus de respecter lors de leur visite dans le pays. 

Sécurité

• L'EO désignera une personne de référence au sein de son équipe qui travaillera avec le personnel de sécurité du lieu et de l'hôtel et avec la sécurité nationale pour répondre aux besoins de sécurité des participants de haut niveau/VIP. Si le lieu ne fournit pas de sécurité sur place, l'EO doit embaucher du personnel de sécurité correctement formé.
• Le responsable exécutif travaillera avec le(s) comité(s) directeur(s) du Sommet et le ministre des Affaires étrangères pour mettre en place des protocoles permettant d'accueillir les participants de haut niveau/VIP.
• L'EO devra s'assurer que les participants entrent par les entrées appropriées avec des détecteurs de métaux en place.

Inscriptions

• Le bureau exécutif gérera le système d'inscription sur place et fournira un service clientèle. Les participants au sommet devront récupérer leurs badges et leurs sacs de conférence dans les meilleurs délais. Élaborer un processus de badges et d'enregistrement qui limite le temps d'attente. Le sommet SBCC utilisera un logiciel appelé Dryfta. L'accès peut être fourni directement ou des fichiers peuvent être exportés avec les informations des participants.
• L'EO mettra en place un portail en ligne pour permettre aux participants à la conférence de réserver et de payer leurs chambres d'hôtel
• L'EO reliera le système d'enregistrement au processus d'attribution de noms
• L'EO répondra à toutes les questions générales que les gens pourraient avoir et fournira des services à la clientèle en matière d'inscription.
• Le Bureau exécutif tiendra à jour la liste des participants internationaux et la transmettra régulièrement au ministère des Affaires étrangères, si nécessaire. Tenez la liste à jour en temps réel afin que nous puissions communiquer avec les participants. 

Installation du stand/Zone d'exposition

L'EO fournira les éléments suivants pour 50 stands :

• Panneaux de stand mesurant 3 (P) × 3 (L) mètres
• tapis/revêtement de sol
• 1 tableau
• 2 chaises (minimum)
• 1 poubelle
• 1 prise électrique avec 2 prises
• Panneau imprimé avec le nom de l'exposant

L'EO va créer un guide de l'exposant. Vous trouverez un exemple pour 2022 iciCertains sponsors et donateurs voudront peut-être imprimer des documents localement, d'autres voudront peut-être expédier des documents pour le Sommet. Un prestataire de services de transport de marchandises sera nécessaire. L'OE doit établir un système de tarification et de paiement pour que les exposants paient les mises à niveau directement à l'OE ou au fournisseur fournissant les mises à niveau de l'exposant. 

Espace d'affichage numérique

L'EO fournira 50 écrans numériques sur lesquels un fichier peut être affiché. Les écrans doivent être de la même taille et porter la marque du Sommet. Les écrans numériques doivent permettre le transfert et l'ouverture d'un fichier pour permettre à un présentateur d'afficher son « poster ». Les écrans ne nécessitent pas de fonctionnalités tactiles. 

Impression et approvisionnement local de biens

Bien que les exposants et les présentateurs puissent avoir besoin d'une assistance en matière d'approvisionnement dans leur pays, les éléments suivants ont été achetés pour les sommets précédents et payés par CCP. Veuillez inclure le prix de ces éléments en tant que coût variable et inclure les spécifications pour lesquelles vous soumissionnez. Par exemple, cordon : largeur X, longueur X, couleur du stock, style de fermoir, type de badge et taille du badge. 

• Cordons avec badge
• Bouteilles d'eau en métal imprimées
• Sacs de conférence en coton
• Bannières rétractables

Fret/Expédition

L'EO fournira des informations détaillées sur la manière d'expédier le matériel jusqu'au lieu de l'événement et l'EO assurera le retour des articles restants. Cela comprend la mise en place d'un service de transport de marchandises, le stockage temporaire du matériel et la livraison du matériel jusqu'au lieu de l'événement. Il faut établir un mécanisme pour que les exposants/participants paient l'expédition directement à l'EO.

Bureau d'information/accueil de l'aéroport

L'EO disposera d'un bureau d'information et d'une signalisation pour diriger les participants vers une navette pour leur hôtel à l'aéroport. Le bureau d'information et la signalisation seront mis à disposition les 22 et 23 mars 2026. L'EO travaillera avec les responsables locaux et sera disponible pour aider à résoudre tout problème concernant cette période de pointe d'arrivée des participants.

L'EO organisera également le traitement VIP pour un maximum de 25 participants sélectionnés (intervenants, membres du secrétariat, etc.)

Séances de la conférence

• L'EO fournira une signalisation dans chaque salle avec le nom de la session en cours, avec les heures de début et de fin.
• L'EO fournira de grands écrans numériques disponibles dans tout le PCC avec des horaires mis à jour.

Services d'interprétation/traduction :

• Comme indiqué dans les exigences relatives à la salle plénière, 4 langues seront fournies pour les séances plénières. Des interprètes seront nécessaires en français, en portugais et en espagnol, et les interprètes doivent être capables de traduire en anglais pour les présentations dans d'autres langues. Les interprètes auront accès aux présentations au moins 8 heures avant les séances. Les interprètes doivent avoir de l'expérience avec une terminologie spécifique pertinente à divers domaines liés à la santé et à la CCSC. Des exigences spécifiques seront fournies et les interprètes potentiels seront interviewés et approuvés avant d'être embauchés par le bureau exécutif. 

Sécurité

• Si nécessaire, l'EO facilitera les processus avec diverses équipes de sécurité pour mettre en place des salles de sécurité VIP et s'assurer que tous les contrôles de sécurité requis sont réalisés.
• L'EO travaillera avec le lieu pour exiger que le personnel de sécurité soit présent 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, autorisant uniquement l'accès au comité de planification du sommet et (badge spécifique) en dehors des heures d'ouverture.

Besoins en personnel et formation (certains points ci-dessous font double emploi avec le contenu ci-dessus)

• Formation du personnel et déroulement sur le lieu de la conférence.
• Le personnel travaillera avec les conférenciers principaux pendant toute la durée du spectacle à des heures fixes.
• Fournir des services de secrétariat général
• Travaillez en étroite collaboration avec le personnel du lieu de conférence et de l'hôtel pour garantir le bon déroulement de toutes les activités, y compris : la rotation des salles, les cocktails, les déjeuners, les pauses thé, les sessions simultanées, les expositions d'affiches et les cérémonies d'ouverture et de clôture.
• Si vous engagez un fournisseur distinct, supervisez l'installation et le démontage des stands du hall d'exposition (jusqu'à 50 stands/organisations), y compris les systèmes électriques.  
• Installez la zone d'affichage après avoir organisé la location des écrans.
• Installez toute la signalisation de la conférence et assurez-vous que toutes les salles et zones de présentation sont aménagées conformément aux spécifications
• Gérer tout le personnel temporaire embauché pour accueillir et animer la conférence 
• Être le point de contact pour tous les fournisseurs afin de garantir que les services sont fournis comme convenu
• Testez tous les équipements techniques pour vérifier leur fonctionnalité et coordonnez-vous avec les équipes audiovisuelles pour vous assurer que chaque salle de conférence est configurée selon les besoins et que chaque session se déroule sans problème.
• Aider à élaborer les spécifications du site (plan du lieu). Travailler avec le site de la conférence et le CCP pour cartographier l'installation de toutes les salles, événements, pauses thé, déjeuners, expositions (environ 50 stands) et présentations d'affiches (au moins 50 affiches numériques par jour). Une carte numérique et une carte imprimée du lieu de l'événement seront nécessaires.
• Déterminez les articles qui doivent être achetés ou loués pour la mise en place logistique. Informez le PCC de ce qui peut être acquis dans le pays et de ce qui doit être importé.  
• Achetez divers équipements et fournitures de bureau à installer sur le site de la conférence afin de disposer d'un bureau de conférence entièrement fonctionnel sur place. Les autorisations doivent être obtenues auprès du CCP avant l'achat.
• Organiser et payer les séances de photographie et de vidéographie au cours de la semaine. La sélection des éléments qui seront filmés sera convenue à l'avance avec CCP. Les images seront examinées par la personne responsable des communications à la fin de chaque journée, mais seront également discutées avant l'événement.
• Travailler avec les comités de pilotage et de logistique pour étudier la possibilité d'obtenir des parrainages dans les pays pour différentes parties de la conférence, comme les pauses café/thé, auprès d'entreprises locales et de sociétés internationales.
• Aider le comité directeur à embaucher et à conclure des contrats d’animation pour la réception après l’ouverture.
• Assurez-vous que les traiteurs et le lieu de la conférence disposent de suffisamment de personnel pour assurer l'installation et le démontage de l'événement. Si aucun personnel n'est fourni, embauchez du personnel supplémentaire si nécessaire. (Les frais de personnel supplémentaires doivent être inclus dans le prix du contrat.)

EXIGENCES POST-CONFÉRENCE

Collecter et suivre les contrats de tous les fournisseurs. À la fin de la conférence, fournir un résumé des contrats qui ont été payés et des paiements en suspens encore nécessaires.

• Avis sur les conditions contractuelles standard de JHU

Le soumissionnaire gagnant devra conclure un contrat avec JHU et doit s'attendre à ce que les éléments suivants figurent parmi les conditions contractuelles standard.

Droit d'inspection et d'audit du JHSPH

Le prestataire de services conservera ces livres et registres, ainsi que les documents et matériels justificatifs ou sous-jacents, pendant toute la durée du présent contrat et pendant au moins sept (7) ans après le paiement final au titre du présent contrat, y compris tous les renouvellements de celui-ci. Les livres et registres, ainsi que les documents et matériels justificatifs ou sous-jacents, seront mis à la disposition, sur demande, de JHSPH, par l'intermédiaire de ses employés, agents, représentants, entrepreneurs ou autres personnes désignées, pendant les heures normales d'ouverture au bureau ou sur le lieu d'affaires du prestataire de services. Dans le cas où aucun emplacement de ce type n'est disponible, les livres et registres, ainsi que les documents et registres justificatifs ou sous-jacents, seront mis à disposition pour vérification à un moment et à un endroit qui conviennent à JHSPH. 

Conflit d'intérêts

Les représentants autorisés et les principaux participants du prestataire de services impliqués dans ce projet/travail acceptent de divulguer immédiatement à JHSPH tout intérêt financier ou fiduciaire qu'eux-mêmes, ou les membres de leur famille immédiate, pourraient avoir avec JHSPH. 

Exclusion

Le prestataire de services certifie qu'il n'est pas actuellement exclu, suspendu, proposé à l'exclusion, déclaré inéligible ou volontairement exclu de la participation à cette transaction par un département ou une agence fédérale américaine. 

Non-discrimination

Le prestataire de services garantit que, lors de l'exécution du présent contrat, lui-même ou l'un de ses employés, agents ou sous-traitants ne violera aucune loi applicable en matière de discrimination, y compris, mais sans s'y limiter, sur la base de l'âge, du sexe, de l'orientation sexuelle, de la race, de la couleur, des croyances religieuses, de l'origine nationale, de l'état matrimonial, du statut de personne qualifiée souffrant d'un handicap ou d'un handicap ou d'un ancien combattant handicapé.

Loi sur les pratiques de corruption à l'étranger  

Le prestataire de services déclare et garantit à JHSPH qu'il est conscient des exigences de la loi américaine sur les pratiques de corruption à l'étranger (« FCPA ») et qu'il ne prendra aucune mesure susceptible de violer la FCPA ou d'exposer JHSPH à une responsabilité en vertu de la FCPA. Plus précisément, le prestataire de services déclare et garantit que, dans le cadre du présent contrat, le prestataire de services et ses propriétaires, dirigeants, administrateurs, employés, représentants ou agents n'ont pas fourni et ne fourniront pas, n'offriront pas ou ne promettront pas de fournir, ou n'autoriseront pas la fourniture directe ou indirecte d'argent, de cadeau, de prêt, de service ou de quoi que ce soit de valeur à un fonctionnaire du gouvernement (ou à tout agent, employé ou membre de sa famille), à un parti politique ou à un candidat à un poste politique, ou à un tiers, dans le but d'influencer ou d'inciter un acte, une omission ou une décision de ce fonctionnaire du gouvernement ou de ce candidat, ou du gouvernement, pour obtenir ou conserver des affaires, ou pour diriger des affaires vers toute personne, ou pour obtenir un avantage indu.

Force majeure

Aucune des parties ne sera responsable envers l'autre partie de la non-exécution ou du retard dans l'exécution des termes ou conditions du présent Contrat en raison d'actes ou d'événements indépendants de la volonté de la partie défaillante ou en retard, y compris, mais sans s'y limiter, les cas de force majeure, les actes du gouvernement, le terrorisme, les guerres, les émeutes, les grèves ou autres conflits du travail, les pénuries de main-d'œuvre ou de matériaux, les incendies et les inondations, à condition que la partie défaillante ou en retard fournisse à l'autre partie un avis écrit de l'existence et de la raison de cette non-exécution ou de ce retard.

Pays à accès restreint 

Le prestataire de services ne peut facturer dans le cadre du présent contrat aucun article provenant d'un pays faisant l'objet de restrictions, tel que désigné par le Département d'État américain. Les pays faisant l'objet de restrictions incluent actuellement, sans toutefois s'y limiter, Cuba, l'Iran, la Libye, la Corée du Nord et la Syrie.

Conformité aux lois antiterroristes

Le prestataire de services est informé que les décrets présidentiels et les lois statutaires des États-Unis interdisent les transactions avec des personnes et des organisations associées au terrorisme, ainsi que la fourniture de ressources et de soutien à ces personnes et organisations. Il est de la responsabilité légale du prestataire de services de veiller au respect de ces décrets présidentiels et de ces lois. En plus de s'appuyer sur les ressources disponibles localement, le prestataire de services peut utiliser les ressources disponibles sur Internet pour consulter les listes établies publiées par le gouvernement américain. Celles-ci se trouvent à l'adresse suivante : http://www.treasury.gov/offices/enforcement/ofac/index. L'embauche de personnes ou la conclusion de contrats avec des organisations figurant sur cette liste sont strictement interdites en vertu des termes du présent contrat.       

Litiges

Le présent contrat doit être interprété conformément aux lois de l'État du Maryland. Chacune des parties aux présentes accepte de se soumettre à la juridiction exclusive des tribunaux d'État et/ou fédéraux situés dans l'État du Maryland pour toute action en justice, audience ou autre procédure judiciaire de toute nature, genre et description en cas de litige ou de controverse découlant des présentes ou s'y rapportant, ou dans le cas où une décision, une constatation ou une autre détermination juridique est requise ou souhaitée en vertu des présentes. Les deux parties conviennent de renoncer à leurs droits respectifs à un procès avec jury. Cependant, les parties s'efforceront de résoudre tous les litiges par des moyens informels. Chaque partie convient qu'avant de recourir à un litige pour résoudre un litige, elle s'entretiendra avec l'autre partie pour déterminer si d'autres procédures moins coûteuses ou moins longues peuvent être adoptées pour résoudre le litige.