Realizado no Centro de Convenções do Panamá (PCC) 

Rua Gral. Juan D. Perón, Panamá, Província de Panamá, Panamá 

Emitida pela:

Johns Hopkins Center for Communication Programs, em nome do Secretariado da Cúpula do SBCC

informações@sbccsummit.org 

Em geral

O Johns Hopkins Center for Communication Programs (CCP) está buscando os serviços de uma empresa para gerenciar os aspectos detalhados abaixo para o 4º International Social and Behavior Change Communication (SBCC). Isso será realizado de 24 a 28 de março de 2026 no Panama Convention Center, Cidade do Panamá, Panamá.

O objetivo desta solicitação de proposta (RFP) é solicitar propostas de várias empresas, conduzir uma avaliação justa e abrangente com base nos critérios listados aqui e selecionar uma fonte que fornecerá o melhor valor geral, ao mesmo tempo em que atende às nossas necessidades. O EO deve ter um escritório físico no Panamá e, de preferência, na Cidade do Panamá.

Fundo

O SBCC Summit reúne a comunidade global de organizações, profissionais e pesquisadores do SBCC para promover a prática do SBCC na saúde pública. O Summit foca em tópicos como HIV, tuberculose, malária, planejamento familiar/saúde reprodutiva, água, saneamento, meio ambiente, gênero e muito mais. Os participantes incluem praticantes do SBCC, estudantes, vendedores/expositores, equipe de organizações não governamentais, equipe da USAID Mission e equipe do Ministério da Saúde. ((http://sbccsummit.org) 

Formatação

Todas as propostas devem ter espaçamento duplo, usando fonte Arial tamanho 11 e margens de uma polegada. A proposta técnica deve ser enviada em um documento do Microsoft Word, Google Docs ou PDF. As propostas financeiras devem ser enviadas no Microsoft Excel ou no Google Sheets. Inclua os números das páginas e o nome do licitante no canto inferior direito de cada página. O licitante deve incluir todas as informações solicitadas pelo RFP. O licitante poderia incluir categorias adicionais de informações conforme necessário para descrever adequadamente sua proposta e esses custos devem ser separados ou indicados como tal.

Proposta Técnica

• Um resumo executivo para incluir uma descrição da empresa e sua capacidade de concluir melhor o escopo do projeto. 
• Explique a experiência em negociar tarifas de hotéis, descontos de companhias aéreas e trabalhar com o governo local para cooperação e suporte financeiro e/ou em espécie para eventos de tamanho similar realizados. Exemplos de suporte em espécie incluem fornecer segurança 24 horas por dia, 7 dias por semana para o evento, equipe médica de emergência no local, etc.
• Pelo menos três exemplos de eventos passados, bem-sucedidos e relevantes, de tamanho e duração semelhantes. 
• Informações de contato de duas referências e uma breve descrição do trabalho realizado (as referências devem ser escolhidas com base em sua relevância para esta RFP)
• Proposta detalhada da equipe principal (função, título, experiência e idiomas falados) que será fundamental para orientar e apoiar todas as atividades deste projeto
• Nome e informações de contato do indivíduo que atuará como contato oficial do Licitante
• Comprovante de seguro e fiança (no mínimo igual ao valor da proposta financeira)
• As propostas devem ser assinadas por um agente ou representante oficial da empresa que apresenta a proposta
• Observação: se o Licitante precisar terceirizar ou contratar qualquer trabalho para atender aos requisitos aqui contidos, isso deve ser claramente declarado na proposta técnica. Quaisquer propostas que exijam terceirização ou contratação de trabalho devem incluir um nome e uma descrição das organizações que estão sendo contratadas. A CCP reserva-se o direito de rejeitar subcontratados.

Proposta Financeira

• Todos os custos devem ser incluídos USD
• Todos os custos devem ser divididos em custos fixos ou variáveis (aqueles que dependem do número de participantes). Os respondentes devem assumir 2.000 participantes por dia durante 5 dias ao criar a proposta financeira. O número de participantes está sujeito a alterações dependendo do comparecimento real e os custos variáveis aumentarão ou diminuirão de acordo.
• Todos os custos devem ser discriminados para incluir uma explicação de todas as taxas e custos
• Todos os itens que podem ser fornecidos em nenhuma cobrança será identificada com seu custo estimado para fins de compartilhamento de custos
• Todos os custos incluídos nas propostas financeiras devem ser tudo incluso para incluir qualquer trabalho terceirizado ou contratado e incluir quaisquer impostos locais
• Todos os proponentes devem manter seus preços propostos por 120 dias após a data de envio da proposta.
• Os respondentes devem usar o SBCC Summit março de 2026 – Modelo de custo do organizador do evento.xls arquivo fornecido
• Critérios de avaliação da proposta

Cada proposta completa recebida até o prazo final no formato correto será avaliada em duas etapas. Primeiro, as propostas técnicas serão avaliadas de acordo com os seguintes critérios:

• Experiência em gestão de eventos e logística para conferências internacionais ou atividades comparáveis (incluindo tamanho e duração)
• Demonstrou negociações para garantir descontos em tarifas de hotéis, descontos em voos e contribuições governamentais e/ou contribuições em espécie. 
• Referências para projetos relevantes 
• Qualidade e detalhe da abordagem proposta 
• Incorporação de todos os itens identificados em “Diretrizes de Submissão” e “Proposta Técnica” 

As propostas técnicas que receberem pelo menos a pontuação mínima de qualificação para cada critério terão suas propostas financeiras revisadas. As propostas financeiras serão avaliadas com base em:

• Precisão 
• Adesão às orientações da proposta financeira 
• Contribuição Financeira – Direta e em Espécie 
• Custo total 

A CCP reserva-se o direito de adjudicar ao licitante que apresentar o melhor valor para a CCP, conforme determinado exclusivamente pela CCP a seu critério absoluto. Embora seja intenção da CCP celebrar um contrato, a CCP reserva-se o direito de não fazer nenhuma adjudicação ou rejeitar todas e quaisquer ofertas recebidas como resultado deste RFP e reanunciar para outras propostas. A CCP pode fazer quaisquer alterações, desvios, adições ou omissões dos documentos do RFP que considere serem do melhor interesse da CCP sem afetar as obrigações do EO ou anular o contrato.

As perguntas devem ser enviadas pelas partes interessadas até: 24 de janeiro de 2025 17:00 EST. As perguntas devem ser enviadas por e-mail para informações@sbccsummit.org com o assunto: 2026 SBCC Summit – EO RFP Questions

As respostas a todas as perguntas serão enviadas por e-mail diretamente até 28 de janeiro de 2025, às 17:00 EST.

As propostas finais devem ser entregues até 31 de janeiro de 2025, às 17:00 EST. Envie sua proposta para informações@sbccsummit.org com a linha de assunto: 2026 SBCC Summit – EO RFP Submission. Uma confirmação de recebimento será fornecida no próximo dia útil. 

Termos de Referência SBCC Summit Management

O Organizador do Evento (EO) terá autoridade sobre os seguintes termos de referência.

Objetivo: Fornecer suporte logístico no local durante a montagem, desmontagem e lançamento do evento entre 20 de março de 2026 e 29 de março de 2006. Fornecer a assistência necessária conforme descrito nas tarefas e responsabilidades que antecedem, durante e após a Cúpula.

Custos incluídos: Todos os itens descritos na seção de deveres e responsabilidades. Todos os custos de pessoal para o EO serão incluídos no preço do contrato. Esperamos 2.000 participantes por dia. O EO deverá desenvolver um plano de pessoal para fornecer todos os serviços logísticos e de gerenciamento para este evento de 5 dias (mais os pelo menos 3 dias de configuração antes e 2 dias de desmontagem depois). Isso inclui toda a preparação e coordenação no país que antecede o evento. O EO também fará a ligação com o PCC, em coordenação com o Comitê de Logística. O pessoal do EO dará suporte aos preparativos da conferência, processamento de visto, equipe no aeroporto, registro no local, segurança, configuração do estande, aceitação de frete e desembaraço aduaneiro, armazenamento, arranjos de transporte, incluindo de/para o aeroporto para hotéis e hotéis para o local, recepcionistas, auxiliar nos preparativos da sala de eventos auxiliares, buscar e proteger todos os serviços não fornecidos diretamente pelo local e toda a equipe de TI/AV. A equipe de TI/AV deve estar disponível durante a configuração e solução de problemas em cada sala. O idioma principal falado pela equipe do CCP é o inglês.

DEVERES E RESPONSABILIDADES

O EO, em coordenação com o CCP, assumirá as seguintes funções e responsabilidades:

Localização do evento

Os participantes viajarão por todas as partes do mundo. A capacidade de trabalhar com autoridades governamentais para estabelecer um caminho de visto é essencial para o sucesso do Summit. 

O EO será responsável por:

Branding do PCC para o Summit. Isso inclui a fachada frontal, área de registro, espaços comuns, etc. O EO pode fornecer um plano de branding com preços e recomendações. 

Sala plenária Requisitos:

• Organizar assentos para 2.000 pessoas
• Todos os equipamentos necessários, mobília, fiação, iluminação, etc., serão necessários. Pódio, microfone, tela de alto-falantes e assentos (até 5 pessoas) e decorações de palco. Forneça detalhes de suas recomendações na proposta de custo.
• As sessões no plenário serão interpretadas em 4 idiomas (inglês, francês, português e espanhol). As sessões geralmente duram menos de 2 horas cada e podem ter vários apresentadores. 2 sessões ocorreram por dia durante os últimos Summits. 
• As sessões do Plenário serão transmitidas ao vivo e gravadas.
• São necessárias cabines de interpretação com todos os equipamentos necessários para interpretação simultânea e gravação de todos os idiomas. 
• Fones de ouvido também serão necessários, e o EO ou fornecedor terceirizado deve ter seguro caso os fones de ouvido não sejam devolvidos pelos participantes. 
• Pessoa responsável pela execução do show todos os dias – incluindo enfileiramento de arquivos, avanço de slides, testes de áudio e visual e criação de slides de buffer entre as sessões. 

3 salas dedicadas (Comitê de Planejamento de Cúpula e ainda a ser designado) requisitos de espaço:

• Espaço mínimo para 10 pessoas com mesa de conferência e cadeiras
• Acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, a 1 das 3 salas do Comitê de Planejamento da Cúpula, a partir dos dias de preparação
• Unidade de filtragem de ar, 1 impressora colorida wifi/bluetooth com papel (algumas resmas), cestos de lixo e geladeira devem estar disponíveis no quarto

12 salas de descanso Requisitos:

• Os quartos terão assentos em estilo teatro
• Mesa para 5 pessoas na frente da sala com assentos e 5 microfones de mesa
• Pódio com microfone
• Laptop com sistema operacional Microsoft Windows com Adobe Acrobat e todas as conexões periféricas necessárias
• Clicker sem fio
• Alto-falantes adequados ao tamanho da sala
• Projetor e tela de projeção
• Equipe de AV/TI disponível em cada sala para solucionar quaisquer problemas durante uma sessão
• Limpeza entre as sessões, incluindo desinfecção de áreas de alto contato; remoção de lixo; e reorganização de cadeiras entre as sessões. Remoção de lençóis entre os dias, quando necessário. 

Requisitos para fotografia, videografia e parede de doadores:

• O EO trabalhará com a Equipe de Comunicações do CCP para desenvolver uma lista de tomadas. Todas as fotografias serão compartilhadas até o final de cada dia. Essa mesma equipe discutirá os requisitos gerais de vídeo do Summit. 
• Algumas sessões serão gravadas, incluindo todas as Sessões Plenárias. O vídeo de cada sessão deve seguir uma convenção de nomenclatura acordada e ser disponibilizado no final de cada dia.
• O EO montará 3 áreas separadas de fundo fotográfico ao redor do PCC para permitir que os participantes tirem fotos na frente deles; os 3 fundos fotográficos terão obras de arte diferentes. Os Summits anteriores ergueram uma estrutura simples de madeira e a envolveram com os painéis impressos. A estrutura deve ser segura e protegida para que os participantes fiquem em pé na frente dela. 
• Um mural de doadores será criado para destacar os patrocinadores/doadores do Summit. Dependendo do nível de patrocínio, um “formato” pequeno, médio ou grande será impresso com as informações de uma organização. Para os principais patrocinadores, uma tela sensível ao toque interativa será necessária (não espere mais do que 4, mas aconselharemos). A EO trabalhará com a equipe de Design e Comunicação do Summit para criar o mural de doadores. Aqui está um exemplo. 

Estações de água e estações de carregamento:

• Estações de água filtrada de marca serão colocadas em todo o PCC. Esta é uma oportunidade patrocinada, então a marca pode mudar. Até 10 designs de marca diferentes podem ser usados. Por favor, estabeleça o preço para 10 estações de água que permitam encher garrafas de água em todo o Summit. Por favor, estabeleça o preço para recargas de garrafas de água filtrada de 5 galões suficientes para 2.000 participantes em um período de 5 dias.
• Estações de carregamento de marca serão colocadas em todo o PCC. Esta é uma oportunidade patrocinada, então a marca pode mudar. Até 5 designs de marca diferentes podem ser usados. As estações de carregamento devem permitir que várias pessoas carreguem seus dispositivos móveis, então vários conectores do tipo USB serão necessários.

 Recepção de abertura:

• Uma recepção à noite será fornecida e um comitê do SBCC trabalhará com o EO. Mais do que provável, a recepção ocorrerá no PCC. Entretenimento local é contratado e o EO será responsável por trabalhar com a equipe apropriada do PCC para montar a área e fornecer o cenário, equipamento, iluminação, etc. necessários. 

Conta bancária local

• O EO deverá abrir uma conta bancária local dedicada e sem juros para aceitar transferências eletrônicas de entrada para pagamentos de inscrição. O CCP deve ter acesso a esta conta por meio de um login online. Os fundos recebidos nesta conta serão usados como pagamento parcial por serviços prestados pelo EO e, possivelmente, como retirada de USD para despesas locais, incluindo o pagamento de diárias de palestrantes convidados. O EO deve fornecer ao CCP um cronograma de quanto tempo levará para o EO sacar USD da conta.

Linha do tempo

• O EO desenvolverá um cronograma amplo com marcos para realizar todas as atividades descritas neste RFP. Forneça o cronograma ao CCP para contribuições e recomendações. Este cronograma pode ser um trabalho em andamento à medida que mais detalhes se tornem disponíveis. Trabalhe a partir do cronograma finalizado que foi aprovado pelo CCP e pelo Secretariado do SBCC.

Viagem

Hotéis

• O EO negociará arranjos e descontos com companhias aéreas e hotéis. Os hotéis devem estar a uma distância razoável do local do evento (menos de 20 minutos de carro). As seleções de hotéis também devem acomodar pessoas com deficiências, incluindo elevadores funcionando e acesso para cadeira de rodas. O CCP e o Secretariado da Cúpula aprovarão os hotéis oficialmente oferecidos pela Cúpula.
• O EO facilitará contratos com hotéis para reservar blocos de quartos de hóspedes. Os hotéis devem fornecer links de reserva direta com as tarifas negociadas. Os blocos de quartos não podem ser garantidos financeiramente pelo CCP nem pelo Secretariado do SBCC. No entanto, os blocos de quartos podem ser liberados em uma data acordada antes do evento. Obtenha uma carta do Ministério da Saúde para auxiliar no processo de obtenção de garantias de preço dos hotéis, se necessário. As seleções de hotéis também devem acomodar pessoas com deficiência, incluindo elevadores em funcionamento e acesso para cadeira de rodas.

Vistos

• O EO trabalhará com o Comitê de Logística e Ministérios relevantes para gerenciar o processo de visto. O EO facilitará o processo de obtenção do visto necessário para participar da Cúpula pelos participantes e informará o CCP sobre quaisquer países onde o processo de visto seja estendido e/ou problemático. A equipe deve estar disponível durante os dias de pico de chegada para ajudar a auxiliar os participantes no processo no aeroporto.

Transporte/Turismo

• O EO organizará e negociará contratos para serviço de ônibus para transportar os participantes da conferência do aeroporto para um dos hotéis listados no site (o transporte para outros hotéis será de responsabilidade do participante). Isso será oferecido nos dias 21 e 22 de março em intervalos a serem determinados.
• O EO organizará e negociará contratos para serviço de ônibus para transportar os participantes da conferência dos hotéis listados no site para o aeroporto (o transporte para outros hotéis será de responsabilidade do participante). Isso será oferecido na noite de 27 de março até 28 de março.o e intervalos a serem determinados.
• O EO organizará e negociará contratos para serviço de ônibus para transportar os participantes da conferência dos hotéis para o local e de volta para os hotéis (conforme necessário). No passado, isso era feito como um loop; várias vans/ônibus sairiam em intervalos definidos. Desenvolva um cronograma de transporte, rotas e paradas. Certifique-se de que os motoristas de ônibus façam uma revisão antes da conferência e os hotéis sejam informados sobre o cronograma do transporte e escolham os locais. Os transportes funcionarão das 6:00 às 9:00; 18:00 às 20:30 nos dias da Cúpula (sujeito a alterações). E das 12:00 às 17:00 em 22 de marçoe para registro. Certifique-se de que a sinalização esteja disponível com os horários do transporte.
• O EO redigirá uma carta de boas-vindas com logística para os participantes. Fornecerá informações turísticas gerais e uma lista de coisas para fazer no país para os participantes da conferência. Sugira empresas de turismo seguras e verificadas que os participantes possam usar. 

Governo Local e Protocolos

• A EO entrará em contato com entidades governamentais locais para buscar apoio financeiro e em espécie para a Cúpula. 
• O EO trabalhará com a segurança local, polícia, equipes de emergência, etc. e seguirá os protocolos necessários, incluindo autorizações, permissões, etc. 
• O EO informará o CCP e a Secretaria do SBCC sobre quaisquer costumes/protocolos locais que os visitantes são incentivados/obrigados a aderir ao visitar o país. 

Segurança

• O EO identificará uma pessoa de contato de sua equipe para trabalhar com a equipe de segurança do local e do hotel e com a Segurança Nacional para facilitar as necessidades de segurança de participantes de alto nível/VIP. Se o local não fornecer segurança no local, o EO deve contratar pessoal de segurança adequadamente treinado.
• O EO trabalhará com o(s) Comité(s) de Direcção da Cimeira e com o Ministro dos Negócios Estrangeiros para estabelecer protocolos para receber participantes de alto nível/VIP
• O EO deverá garantir que os participantes entrem pelas entradas apropriadas com detectores de metais instalados.

Inscrições

• O EO gerenciará o sistema de registro no local e fornecerá atendimento ao cliente. Os participantes do Summit precisarão pegar seus crachás e sacolas de conferência em tempo hábil. Desenvolver um processo de crachás e check-in que limite o tempo de espera. O SBCC Summit usará um software chamado Dryfta. O acesso pode ser fornecido diretamente ou os arquivos podem ser exportados com informações do participante.
• A EO criará um portal online para permitir que os participantes da conferência reservem e paguem seus quartos de hotel
• A EO vinculará o sistema de registro ao processo de atribuição de crachás
• O EO responderá a quaisquer dúvidas gerais que as pessoas possam ter e fornecerá serviços ao cliente em relação ao registro.
• A EO manterá uma lista de participantes internacionais para encaminhá-la ao Ministério das Relações Exteriores regularmente, se necessário. Mantenha a lista atualizada em tempo real para que possamos nos comunicar com os participantes. 

Montagem do estande/área de exposição

A EO fornecerá o seguinte para 50 estandes:

• Painéis de estande medindo 3 (P) ×3 (L) metros
• carpete/piso
• 1 mesa
• 2 cadeiras (mínimo)
• 1 lata de lixo
• 1 tomada elétrica/plugue com 2 soquetes
• Placa com o nome do expositor impressa

O EO criará um guia do expositor. Exemplo para 2022 pode ser encontrado aqui. Alguns patrocinadores e doadores podem querer imprimir materiais localmente, outros podem querer enviar materiais para o Summit. Um provedor de serviços de encaminhamento de carga será necessário. O EO deve estabelecer um sistema de preços e pagamento para que os expositores paguem por atualizações diretamente ao EO ou ao fornecedor que fornece as atualizações do expositor. 

Área de pôster digital

A EO fornecerá 50 telas digitais onde um arquivo pode ser exibido. As telas devem ser do mesmo tamanho e com a marca do Summit. As telas digitais precisam permitir que um arquivo seja transferido e aberto para permitir que um apresentador exiba seu "pôster". As telas não exigem recursos de tela sensível ao toque. 

Impressão e aquisição local de bens

Embora expositores e apresentadores possam precisar de suporte de aquisição no país, os itens a seguir foram adquiridos para Summits anteriores e pagos pela CCP. Inclua o preço disso como custo variável e inclua as especificações para as quais você está licitando. Por exemplo, cordão: largura X, comprimento X, cor do estoque, estilo do fecho, tipo de crachá e tamanho do crachá. 

• Cordões com crachá
• Garrafas de água de metal impressas
• Sacos de conferência de algodão
• Puxe os banners

Frete/Envio

O EO fornecerá informações detalhadas sobre como enviar materiais para o local e o EO fornecerá o envio de retorno de quaisquer itens restantes. Isso inclui garantir um serviço de encaminhamento de carga, armazenamento temporário de materiais e entrega de materiais para o local. Deve estabelecer um mecanismo para que os expositores/participantes paguem pelo envio diretamente para o EO.

“Balcão de informações/Recepcionistas” do aeroporto

O EO terá um balcão de informações e sinalização disponível direcionando os participantes para um ônibus para seu hotel no aeroporto. O balcão de informações e a sinalização estarão disponíveis em 22 e 23 de março de 2026. O EO trabalhará com autoridades locais e estará disponível para auxiliar com quaisquer problemas relacionados a esse horário de pico de chegadas de participantes.

O EO também providenciará o processamento VIP para até 25 participantes selecionados (palestrantes, membros da secretaria, etc.)

Sessões da conferência

• O EO fornecerá sinalização em cada sala com o nome da sessão atual, com horários de início e término.
• O EO fornecerá grandes telas digitais disponíveis em todo o PCC com programações atualizadas.

Serviços de interpretação/tradução:

• Conforme declarado nos requisitos do plenário, 4 idiomas serão fornecidos para as sessões do plenário. Intérpretes serão necessários em francês, português e espanhol, e intérpretes devem ser capazes de traduzir de volta para o inglês para apresentações em outros idiomas. Intérpretes terão acesso às apresentações pelo menos 8 horas antes das sessões. Intérpretes devem ter experiência com terminologia específica relevante para uma variedade de campos relacionados à saúde e SBCC. Requisitos específicos serão fornecidos, e possíveis intérpretes serão entrevistados e aprovados antes da contratação pelo EO. 

Segurança

• Se necessário, o EO facilitará os processos com várias equipes de segurança para configurar salas de segurança VIP e garantir que todas as varreduras de segurança necessárias sejam realizadas
• O EO trabalhará com o local para exigir pessoal de segurança 24 horas por dia, 7 dias por semana, permitindo acesso apenas ao Comitê de Planejamento do Summit e (crachá específico) fora do horário comercial.

Necessidades de pessoal e treinamento (alguns marcadores abaixo são duplicados do conteúdo acima)

• Treinamento da equipe e execução no local da conferência.
• A equipe trabalhará com os palestrantes principais durante o show em horários definidos
• Prestar serviços de secretaria geral
• Trabalhe em estreita colaboração com as equipes do local da conferência e do hotel para garantir que todas as atividades ocorram sem problemas, incluindo: rotatividade de salas, coquetéis, almoços, intervalos para chá, sessões simultâneas, exibição de pôsteres e cerimônias de abertura e encerramento.
• Se contratar um fornecedor separado, supervisione a montagem e desmontagem dos estandes do salão de exposição (até 50 estandes/organizações), incluindo sistemas elétricos.  
• Monte a área de pôsteres depois de providenciar o aluguel das telas.
• Configure toda a sinalização da conferência e certifique-se de que todas as salas e áreas de apresentação estejam configuradas de acordo com as especificações
• Gerenciar toda a equipe temporária contratada para recepcionar e hospedar durante a conferência 
• Seja o ponto de contato de todos os fornecedores para garantir que os serviços sejam fornecidos conforme o acordado
• Testar todos os equipamentos técnicos quanto à funcionalidade e coordenar com as equipes de AV para garantir que cada sala de conferência seja configurada conforme necessário e que cada sessão ocorra sem problemas
• Ajude a desenvolver especificações do local (planta do local). Trabalhe com o local da conferência e o CCP no mapeamento da configuração de todas as salas, eventos, intervalos para chá, almoços, exibições (aproximadamente 50 estandes) e apresentações de pôsteres (pelo menos 50 pôsteres digitais por dia). Um mapa digital e um mapa impresso do local do evento serão necessários.
• Determine quais itens precisam ser comprados ou alugados para configuração logística. Informe a CCP sobre o que pode ser adquirido no país e o que precisa ser importado.  
• Compre vários suprimentos e equipamentos de escritório para serem instalados no local da conferência para que haja um escritório de conferência totalmente funcional no local. Aprovações devem ser buscadas do CCP antes da compra.
• Organize e pague por fotografia estática e selecione a videografia da sessão durante o curso da semana. A seleção do que será gravado em vídeo será acordada com antecedência com o CCP. As imagens serão revisadas pela pessoa do ponto de comunicação no final de cada dia, mas também serão discutidas antes do evento.
• Trabalhar com os Comitês de Direção e Logística para explorar a obtenção de patrocínios no país para diferentes partes da conferência, como intervalos para café/chá, de empresas locais e corporações internacionais.
• Auxiliar o Comitê Diretor na contratação e organização de contratos de entretenimento para recepção após a abertura.
• Garanta que os fornecedores e o local da conferência tenham pessoal suficiente para fazer a montagem e desmontagem do evento. Se não houver pessoal, contrate pessoal adicional conforme necessário. (Custos adicionais de pessoal devem ser incluídos no preço do contrato.)

REQUISITOS PÓS-CONFERÊNCIA

Colete e acompanhe contratos para todos os fornecedores. No final da conferência, forneça um resumo dos contratos que foram pagos e quaisquer pagamentos pendentes ainda necessários.

• Aviso de Termos Padrão do Contrato JHU

O licitante vencedor precisará celebrar um contrato com a JHU e deve esperar que os seguintes itens estejam entre os termos padrão do contrato.

Direito da JHSPH de inspecionar e auditar

O Provedor de Serviços deverá manter tais livros e registros, juntamente com tais documentos e materiais de suporte ou subjacentes, durante a duração deste Contrato e por pelo menos sete (7) anos após o pagamento final sob este Contrato, incluindo todas e quaisquer renovações dos mesmos. Os livros e registros, juntamente com os documentos e materiais de suporte ou subjacentes, deverão ser disponibilizados, mediante solicitação, à JHSPH, por meio de seus funcionários, agentes, representantes, contratados ou outros designados, durante o horário comercial normal no escritório ou local de negócios do Provedor de Serviços. No caso de tal local não estar disponível, então os livros e registros, juntamente com os documentos e registros de suporte ou subjacentes, deverão ser disponibilizados para auditoria em um horário e local que sejam convenientes para a JHSPH. 

Conflito de interesses

Os representantes autorizados e os principais participantes do Provedor de Serviços envolvidos neste projeto/trabalho concordam em divulgar imediatamente à JHSPH quaisquer interesses financeiros ou fiduciários que eles, ou seus familiares imediatos, possam ter com a JHSPH. 

Exclusão

O Provedor de Serviços certifica que não está atualmente impedido, suspenso, proposto para impedimento, declarado inelegível ou voluntariamente excluído da participação nesta transação por qualquer departamento ou agência federal dos EUA. 

Não discriminação

O Provedor de Serviços garante que, durante a execução deste Contrato, o Provedor de Serviços ou qualquer um de seus funcionários, agentes ou subcontratados não violará nenhuma lei de discriminação aplicável, incluindo, mas não se limitando a, com base em idade, sexo, orientação sexual, raça, cor, crença religiosa, nacionalidade, estado civil, condição de indivíduo qualificado com deficiência ou incapacidade ou como veterano incapacitado.

Lei de Práticas Corruptas no Exterior  

O Provedor de Serviços declara e garante à JHSPH que está ciente dos requisitos do United States Foreign Corrupt Practices Act (“FCPA”) e não tomará nenhuma ação que possa violar o FCPA ou expor a JHSPH à responsabilidade sob o FCPA. Especificamente, o Provedor de Serviços declara e garante que, em conexão com este Contrato, o Provedor de Serviços e seus proprietários, executivos, diretores, funcionários, representantes ou agentes não forneceram e não fornecerão, oferecerão ou prometerão fornecer, ou autorizarão o fornecimento direta ou indiretamente de qualquer dinheiro, presente, empréstimo, serviço ou qualquer coisa de valor a qualquer funcionário do governo (ou qualquer agente, funcionário ou membro da família dele), qualquer partido político ou candidato a cargo político, ou qualquer terceiro, com o propósito de influenciar ou induzir qualquer ato, omissão ou decisão de tal funcionário do governo ou candidato, ou do governo para obter ou reter negócios, ou direcionar negócios a qualquer pessoa, ou para garantir qualquer vantagem imprópria.

Força Maior

Nenhuma das partes será responsável perante a outra parte pelo não cumprimento ou atraso no cumprimento de quaisquer termos ou condições deste Contrato devido a atos ou ocorrências além do controle da parte inadimplente ou atrasada, incluindo, mas não se limitando a, casos fortuitos, atos de governo, terrorismo, guerras, tumultos, greves ou outras disputas trabalhistas, escassez de mão de obra ou materiais, incêndios e inundações, desde que a parte inadimplente ou atrasada forneça à outra parte um aviso por escrito da existência e do motivo de tal não cumprimento ou atraso.

Países Restritos 

O Provedor de Serviços não pode cobrar sob este Contrato qualquer item que tenha uma fonte/origem de quaisquer países restritos, conforme designado pelo Departamento de Estado dos EUA. Os países restritos atualmente incluem, mas não estão necessariamente limitados a Cuba, Irã, Líbia, Coreia do Norte e Síria.

Conformidade Antiterrorista

O Provedor de Serviços é notificado de que as Ordens Executivas dos EUA e a lei estatutária proíbem transações com, e o fornecimento de recursos, e suporte a, indivíduos e organizações associados ao terrorismo. É responsabilidade legal do Provedor de Serviços garantir a conformidade com essas Ordens Executivas e leis. Além de confiar em recursos disponíveis localmente, o Provedor de Serviços pode usar recursos disponíveis na internet para revisar listas estabelecidas publicadas pelo Governo dos EUA. Elas estão localizadas em: http://www.treasury.gov/offices/enforcement/ofac/index. Contratar indivíduos ou contratar organizações nesta lista é estritamente proibido sob os termos deste Contrato.       

Disputas

Este Contrato será interpretado de acordo com as leis do Estado de Maryland. Cada uma das Partes concorda em se submeter à jurisdição exclusiva dos tribunais estaduais e/ou federais localizados no Estado de Maryland para qualquer ação, audiência ou outro processo legal de qualquer natureza, tipo e descrição no caso de qualquer disputa ou controvérsia decorrente deste documento ou relacionada a este documento, ou no caso de qualquer decisão, descoberta ou outra determinação legal ser necessária ou desejada neste documento. Ambas as partes concordam em renunciar aos seus respectivos direitos a um julgamento por júri. No entanto, as partes tentarão resolver todas as disputas por meios informais. Cada parte concorda que, antes de recorrer a litígio para resolver qualquer disputa, ela consultará a outra parte para determinar se outros procedimentos que sejam menos dispendiosos ou menos demorados podem ser adotados para resolver a disputa.