Directives du modérateur

Un modérateur est quelqu'un qui arbitre une discussion, indique quand un présentateur peut parler et coordonne les sessions de questions et réponses. Si vous vous êtes porté volontaire pour être modérateur, veuillez suivre les directives ci-dessous :

Les devoirs des modérateurs incluent :

Avant le sommet

• • Familiarisez-vous avec les résumés qui seront présentés lors de votre session assignée
  • Familiarisez-vous avec les lignes directrices pour les présentateurs et le format de la session à laquelle vous êtes affecté
  • Identifiez les thèmes, sujets ou problèmes communs qui recoupent les résumés de votre session
  • Contactez les présentateurs de votre session au moins trois semaines avant le Sommet (par exemple, au plus tard la semaine du 13 novembre^e) pour vous présenter et passer en revue les lignes directrices pour les présentateurs dans ce type de session
  • Demandez une courte notice biographique (nom, titre, affiliation institutionnelle) de chaque présentateur à utiliser lors de la présentation des conférenciers
  • Demander des copies préliminaires de tout matériel de présentation (diapositives, liens vers des sites Web, liens vers des produits multimédias, etc.) au moins une semaine avant le Sommet (par exemple, au plus tard le 25 novembre^e) de chaque présentateur
  • Commencer à identifier les questions de discussion qui pourraient être posées pour catalyser l'interaction avec le public après les présentations

Avant la séance

• • Accueillez les présentateurs à leur arrivée et présentez-vous
  • Vérifier les données biographiques des présentateurs et comment prononcer leurs noms
  • Vérifier que leurs supports de présentation sont prêts et téléchargés sur l'ordinateur portable dans la salle de séminaire (le personnel technique sera disponible pour faciliter ce processus)
  • Déterminez l'ordre des présentations (généralement, l'ordre dans le programme est correct, mais vous pouvez modifier cet ordre si vous pensez que cela améliorera le déroulement de la session ou si l'un des présentateurs est absent)
  • Informez les présentateurs des limites de temps pour chaque présentation (voir les documents de lignes directrices) et de la façon dont vous appliquerez ces limites pendant la session avec un contrôle du temps/des rappels

Pendant la séance

• • Accueillez le public et indiquez le nom de la séance
  • Présentez-vous en tant que modérateur avec votre nom et votre affiliation institutionnelle
  • Décrivez brièvement la structure de la session (par exemple, "Nous avons quatre présentateurs dans cette session et chacun aura 12-13 minutes pour présenter. Je vais les présenter et garder le temps pour que chacun ait une chance égale de partager ses idées. Veuillez tenir votre questions jusqu'à ce que les quatre présentateurs aient terminé, puis j'ouvrirai la parole pour les questions et modérerai la discussion. »
  • Présentez brièvement le premier conférencier avec quelques détails de sa biographie (nom, titre, affiliation institutionnelle) et commencez à chronométrer lorsque le conférencier commence
  • Fournissez discrètement des rappels de chronométrage avec des temps écrits sur des cartes flash ou des feuilles de papier (par exemple, "5 minutes restantes… 2 minutes restantes… 1 minute restante… Veuillez terminer")
  • Lorsque chaque présentateur a terminé, remerciez-le pour sa présentation et présentez le prochain conférencier.

Veuillez noter qu'en raison de contraintes de temps, les sessions CommTalks n'auront pas de temps pour les questions. Pour toutes les autres sessions, vous trouverez ci-dessous des suggestions sur la manière de faciliter les questions et les réponses

• • Lorsque tous les présentateurs ont terminé, invitez les membres du public à lever la main pour poser des questions adressées à des intervenants spécifiques ou au groupe dans son ensemble. Demandez que les questions soient courtes et précises. (Si les questionneurs se lancent dans de longs commentaires personnels, n'hésitez pas à interrompre poliment dans l'intérêt du temps et à recentrer le questionneur sur les problèmes des orateurs.)
  • Invitez les panélistes à répondre à la question.
  • Appelez les gens à tour de rôle pour poser des questions.
  • Si les questions ne viennent pas de l'auditoire, n'hésitez pas à poser une question que vous avez peut-être préparée à l'avance ou qui vous est venue à l'esprit pendant la présentation. Cela peut aider à catalyser la discussion et inciter les autres à poser des questions.
  • À la fin du temps imparti à la session, remerciez les présentateurs, peut-être avec un bref résumé des points clés ou des idées à emporter, puis remerciez le public et terminez la session.

Veuillez noter que les modérateurs ne doivent pas utiliser leur position pour faire des déclarations personnelles ou des critiques, ou pour fournir des informations sur leur propre travail. Votre rôle est d'aider à mettre en évidence ce que les présentateurs ont à offrir et à susciter des réactions réfléchies du public. Il ne s'agit pas de vous.